Yhdistystietopankki

Tervetuloa Järjestöhautomon yhdistystietopankkiin! Näiltä sivuilta löydät perustietoa ja ohjeita yhdistyksen toiminnasta. Jos et löydä etsimääsi tai kaipaat yksityiskohtaisempaa tietoa, ota yhteys asiantuntijoihimme tai osallistu koulutuksiin.

Mikä on yhdistys?

Yhdistyksellä tarkoitetaan yhteenliittymää, jossa on vähintään kolme jäsentä ja jonka toiminta on aatteellista ja pysyvää. Aatteellisuus tarkoittaa pääasiassa sitä, että yhdistyksen pääasiallisena tavoitteena ei ole välitön taloudellinen hyöty. Rekisteröitynyt yhdistys on oikeuskelpoinen ja sen toimintaa ohjaa yhdistyslaki. Rekisteröityneen yhdistyksen hallitus on tilivelvollinen yhdistystä kohtaan. Rekisteröimätön yhdistys on vapaamuotoisemman kansalaistoiminnan muoto, joka ei ole oikeuskelpoinen. Rekisteröimättömän yhdistyksen toimintaa säätelee vain osa yhdistyslaista. Uusi rahankeräyslaki mahdollistaa keväästä 2020 lähtien mahdollisuuden rahankeräyksen myös rekisteröimättömille toimijoille, joten yhdistyksen rekisteröinti pienen budjetin toimintaan ei ole välttämätöntä.

Ennen yhdistyksen perustamista käy läpi seuraavat kysymykset:

Miksi ja mitä tarkoitusta varten yhdistys perustetaan?
Yhdistykselle on hyvä määrittää alusta alkaen visio ja missio, jotka ohjaavat toimintaa. Hyviä kysymyksiä tavoitteiden asettamiseksi ovat esimerkiksi: Mihin haluamme vaikuttaa? Mitä haluamme saavuttaa? Missä asioissa olemme vahvoja? Mitä osaamme? Tutki myös muita samankaltaisia yhdistyksiä ja pohdi, mitä lisäarvoa uusi, perustettava yhdistys tuo. Yksi mahdollisyys on liittyä jo toimivan yhdistyksen jäseneksi.

Kuka toimintaa toteuttaa?
Nykyisen lainsäädännön mukaan yhdistyksessä pitää olla useita henkilöitä, joten yhdistystoimintaa kannattaa alusta asti suunnitella yhdessä aktiivisen porukan kanssa.

Miten yhdistyksen toiminta rahoitetaan?
Vahva talous mahdollistaa yhdistyksen pitkäjänteisen toiminnan. Käytännössä yhdistystoimintaa rahoitetaan usein keräämällä varoja tai ulkoisen rahoituksen avulla. Talous on kuitenkin yksi suurimmista yhdistysten kompastuskivistä ja vaatii paljon suunnittelua ja varainkeruun keinoja kannattaa pohtia heti perustusvaiheessa. Suurten avustusten saaminen vaatii laadukasta toimintaa sekä lainmukaista hallintoa ja on yleensä pitkäaikaisen toiminnan tulos.

Oletteko varautuneet yhdistystoiminnan jatkuvaan kehittämiseen?
Yhdistys ei koskaan tule valmiiksi ja toimijoiden kannattaa nähdä yhdistys pitkäaikaisena projektina. Tunnustelevat kokoukset, toiminnan ideointi ja avoin keskustelu yhdistyksen toiminnasta sekä tarkoituksesta luovat hyvää pohjaa pitkäjänteiselle toiminnalle.

Yhdistyksen perustaminen askel askeleelta:

1. Valmistelut:

Suomessa yhdistyksen voi perustaa kolme yli 15-vuotiasta henkilöä. Yhdistyksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee kuitenkin olla yli 18-vuotiaita ja heidän kotipaikkansa tulee olla Suomessa. Yhdistyksen puheenjohtajalla ei saa olla varoja ulosotossa ja hänen pitää olla maineeltaan nuhteeton.

2. Perustava kokous ja säännöt:

Perustavassa kokouksessa perustavat jäsenet liittyvät yhdistyksen jäseniksi ja yhdistykselle valitaan ensimmäinen hallitus. Yhdistyksen hallituksen jäsenistä puolella pitää olla kotipaikka Suomessa. Tässä kokouksessa laaditaan ja/tai hyväksytään yhdistyksen säännöt ja allerkirjoitetaan yhdistyksen perustamiskirja.

3. Rekisteröityminen vai ei?

Yhdistyksen rekisteröiminen ei ole välttämätöntä ja vuoden 2020 keväästä lähtien myös rekisteröimättömän yhdistykset voivat kerätä varoja 10 000 euroa/keräys. Yhdistyksen rekisteröiminen on kuitenkin tärkeää, jos sen tavoitteena on tulevaisuudessa suuremman budjetin toiminta.

Lue lisää yhdistyksen perustamisesta

Hyvä hallinto on kaiken yhdistystoiminnan perusta. Aatteellisen järjestön toiminnan pitää olla demokraattista, laillista, päätösvaltaista ja eettisesti kestävää ja yleishyödyllistä. Yhdistyksen kaikkia jäseniä on kohdeltava tasapuolisesti, eikä hallitus saa nauttia erityisistä eduista muihin jäseniin verrattuna. Ylin päätösvalta kuuluu jäsenille. Hallitus toteuttaa jäsenten tahtoa ja vastaa lakisääteisistä tehtävistä.

Yhdistyksen päätäntävalta

Vuosikokous

Yhdistyksen vuosikokous (ylim. kokous) käyttää yhdistyksessä ylintä päätäntävaltaa. Vuosikokouksessa hyväksytään yhdistyksen toimintasuunnitelma ja budjetti. Yhdistyksen jäsenet eivät kuitenkaan ole yhdistykselle vastuussa tekemistään päätöksistä.

Hallitus

Hallitus käyttää hallintovaltaa ja on päätöksistään vastuussa yhdistykselle. Hallituksen hallintovaltaan kuuluva tehtävä on valmistella toimintasuunnitelma ja sitä koskeva budjetti vuosikokousta varten. Kun vuosikokous on hyväksynyt ne, hallituksen pitää toimeenpanna suunnitelma. 

Hallituksella ei ole yleistoimivaltaa. Jos päätettävästä asiasta ei mainita missään laissa eikä yhdistyksen säännöissä, päätös on tehtävä yhdistyksen kokouksessa. Hallitus ei voi myöskään omatoimisesti muuttaa vuosikokouksessa hyväksyttyä toimintasuunnitelmaa tai budjettia miltään osin.

Jäsenet sekä luottamus- ja toimihenkilöt

Jäsen

Kaikki yhdistyksen jäsenet ovat yhdenvertaisia ja heillä on yhtäläinen oikeus osallistua yhdistyksen päätöksentekoon. Eri jäsenryhmillä (esim. kannattaja- tai kunniajäsenet) voi olla erityisiä säännöissä mainittuja oikeuksia.

Jäsenellä on oikeus saada yhdistykseltä palveluita ja samanaikaisesti heillä on oikeus olla osallistumatta mihinkään toimintaan. Jäsenet saavat tutustua yhdistyksen asiakirjoihin lukuunottamatta hallituksen pöytäkirjoja.

Jäsenellä on oikeus olla täyttämättä yhdistyksen tekemiä sitoumuksia, koska he eivät ole vastuussa yhdistyksen vuosikokouksessa tehdyistä päätöksistä. He voivat myös kieltäytyä mistä tahansa luottamustoimesta, mistä syystä tahansa tai syytä ilmoittamatta.

Jäsenet voivat saattaa oikeuden käsiteltäväksi yhdistyksen päätöksiä, jos ne ovat sääntöjen tai lain vastaisia, jäsenten yhdenvertaisuutta loukkaava tai jäsenelle vakuutettua erityistä etua loukkaavia.

Puheenjohtajisto

Yhdistyksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla yli 18-vuotiaita yhdistyksen varsinaisia jäseniä ja heidän kotipaikka tulee olla Suomessa. Yhdistyksen puheenjohtajalla ei saa olla varoja ulosotossa ja hänen pitää olla maineeltaan nuhteeton sekä täysivaltainen. Puheenjohtajan rooli on tärkeä sekä hallitustyöskentelyn että yhdistyksen julkisen kuvan kannalta.

Puheenjohtaja yleensä johtaa hallituksen ja toimihenkilöiden työtä, vastaa yhdistyksen kehittämisestä, ulkoisten suhteiden hoidosta sekä osallistuu tarpeen mukaan yhdistyksen toimintaan. Puheenjohtajan lakisääteisiä tehtäviä on yhdistyksen nimenkirjoitus (ellei säännöissä ole muuta määrätty) sekä perus- ja muutosilmoituksen allekirjoittaminen.

Sihteeri

Sihteerin vakiintuneita työtehtäviä ovat pöytäkirjojen laatiminen hallituksen kokouksissa, ilmoitukset viranomaisille ja toimintakertomuksen luonnoksen laatiminen.

Taloudenhoitaja

Talouden- tai rahastonhoitaja osallistuu talouden suunnitteluun, hoitaa juoksevan taloudenpidon hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaisesti sekä esittelee talousasiat hallitukselle. Pienissä yhdistyksissä taloudenhoitaja voi hoitaa myös kirjanpidon.

Toiminnanjohtaja tai pääsihteeri

Kaikilla yhdistyksillä ei ole toiminnanjohtajaa tai pääsihteeriä. Tässä tapauksessa yhdistyksen toimintaa johtaa hallituksen puheenjohtaja.

Toiminnanjohtaja tai pääsihteeri on yhdistyksen päivittäistä toimintaa ja hallintoa johtava työntekijä, joka toimii hallituksen johdon ja valvonnan alaisena. Hänen toimenkuvaan kuuluvista tehtävistä ja päätösvallasta sovitaan kirjallisesti esimerkiksi säännöissä, työsopimuksessa tai ohjesäännössä. Hallituksen puheenjohtajan ja johtavan toimihenkilön välinen yhteistyö ja tiedonkulku on yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeää.

Johtava toimihenkilö antaa hallitukselle sen tehtävien suorittamisen kannalta tarpeelliset tiedot, valmistelee hallituksen kokoukset ja osallistuu kokouksiin, jollei hallitus päätä toisin. Johtavaan toimihenkilöön sovelletaan työlainsäädäntöä (esim. irtisanominen ja vastuu yhdistykselle aiheutetusta vahingosta). Yhdistyslaissa ei ole säännöksiä johtavasta toimihenkilöstä, mutta hän voi yleensä asemansa perusteella tehdä yhdistystä sitovia toimia. Yhdistyksen säännöissä määrätään usein johtavan toimihenkilön nimenkirjoitusoikeudesta.

Toiminnantarkastaja

Yhdistyksen toiminnantarkastajan tehtävänä on ensisijassa arvioida yhdistyksen hallinnon järjestämistä, kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta, johdon saamien etuuksien ja lähipiiritoimien asianmukaisuutta sekä jäsenten yhdenvertaisen kohtelun toteutumista.

Toiminnantarkastajalla on oltava sellainen taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus kuin yhdistyksen toimintaan nähden on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Hänen tulee olla vapaa lausumaan käsityksensä ulkopuolisista tekijöistä riippumatta. Tämän vuoksi toiminnantarkastajana ei voi olla henkilö, joka on osallistunut tarkastuksen kohteena olevan asian käsittelyyn esimerkiksi hallituksen jäsenenä tai toimihenkilönä taikka joka on läheisessä suhteessa tällaiseen henkilöön. Yhdistyksen jäsen voidaan yleensä valita toiminnantarkastajaksi.

Toiminnantarkastajana ei voi olla oikeushenkilö tai alaikäinen, konkurssissa oleva eikä muu toimintakelpoisuudeltaan rajoitettu henkilö. Lähtökohtaisesti toiminnantarkastajaan pätevät samat kelpoisuusvaatimukset kuin tilintarkastajaa koskevat tilintarkastuslain yleiset kelpoisuusvaatimukset. 

Kenellä on vastuu?

Yhdistyksen luottamushenkilöillä, eli hallituksella, on vastuu yhdistyksen toiminnasta ja tekemistään päätöksistä. Yhdistyksen jäsenillä ei ole vastuuta yhdistyskokouksessa tekemistään päätöksistä. Luottamushenkilö voidaan erottaa toimestaan, mikäli luottamus häneen päättyy. Erottamisesta päättää sama toimielin, joka on luottamushenkilön valinnut. On hyvä huomioida, että yhdistyksen toimihenkilöä, eli työntekijää, ei voida erottaa samaan tapaan, vaan häntä koskee työlainsäädäntö ja muut sopimusmääräykset.

Yhdistyksen hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt ovat henkilökohtaisesti vahingonkorvausvelvollisia, mikäli ovat tahallaan tai huolimattomuudellaan aiheuttaneet yhdistykselle vahingon. Jos vahingon on aiheuttanut useampi henkilö, he vastaavat sekä omasta että muiden puolesta korvauksista.

Toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenelle tai muulle aiheutettua vahinkoa. Tilintarkastajan vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään tilintarkastuslain 51 §:ssä.

Yleistä taloushallinnosta

Hyvä taloudenhoito edellyttää:

  1. TALOUSARVIO JA TOIMINTASUUNNITELMA
  2. PÄIVITTÄINEN KIRJANPITO, PÄÄTÖKSET JA ARKISTOINTI
  3. TILINPÄÄTÖS JA TOIMINTAKERTOMUS
  4. TOIMINNAN- TAI TILINTARKASTUS

Lisäksi hyvässä taloushallinnossa:

  • Yhdistyksellä on toiminnantarkastaja
  • Taloudellisista päätöksistä on aina pöytäkirjamerkintä
  • Kuitit talteen! – Jokaisesta hankinnasta löytyy kuitti. Käsittele kuitit oikein!
  • Kuitteja arkistoidaan kuusi vuotta. Muita tilinpäätösdokumentteja 10 vuotta.
  • Budjetointi on realistista

Yhdistyksen hallitus on kollektiivisesti vastuussa taloushallinnon ja kirjanpidon lainmukaisuudesta ja tilinpäätöksen valmistumisesta ajallaan. Kirjanpito tulee toteuttaa kahdenkertaisesti. Mikäli yhdistyksestä ei löydy ketään vapaaehtoista kirjanpitäjää, tulisi yhdistyksen palkata kirjanpitäjä.

Jäsenistöllä on yhdistyskokousten kautta taloudellinen valta.  Yhdistyskokouksessa päätetään talousarviosta ja toimintasuunnitelmasta ja hallitus ainoastaan toteuttaa jäsenistön tahtoa tehdessään taloudellisia päätöksiä.Hyvin hoidettu taloushallinto on edellytys avustusten ja rahoituksen saamiselle.

Lisätietoja taloushallinnosta Järjestöhautomon asiantuntijoilta.

Suosittelemme kirjanpito-ohjelman käyttöä kirjanpidon tekemisessä. Paras ilmaisohjelma ”Kitupiikki”:

Kansan sivistysliitto on julkaissut Eurot ojennukseen -talousoppaan, josta löytyy kattavasti yhdistyksen taloushallinnon perusteet. https://www.ksl.fi/materiaaleja/julkaisut/eurot-ojennukseen-yhdistyksen-talousopas/

Antti-Jukka Kaijanahon opas yhdistyskirjanpitoon: https://goo.gl/ooVFgA

Talousarvio ja toimintasuunnitelma

Yhdistys tekee joka vuosi tulevalle vuodelle kirjallisen toimintasuunnitelman ja talousarvion. Ne hyväksytään yhdistyksen sääntömääräisessä kokouksessa. Toimintasuunnitelma ja talousarvio ohjaavat vuositasolla yhdistyksen toimintaa. Toimintasuunnitelma kuvaa selkeästi yhdistyksen toimintaa ja sen tulee olla linjassa talousarvion kanssa. Talousarvio perustuu toimintasuunnitelmaan kirjattuihin toimintoihin.

1. Tulevan toimintakauden toimintaympäristö, haasteet ja mahdollisuudet

2. Yhdistyksen toiminnan tarkoitus ja visio tulevasta 

3. Yhdistyksen toiminnan painopisteet

  • Painopiste A: tavoitteet ja toimenpiteet
  • Painopiste B: tavoitteet ja toimenpiteet
  • Sis. Projektit

4. Yhdistyksen muu sisäinen toiminta

  • Kokoukset
  • Jäsenhankinta ja -huolto

5. Yhdistyksen muu ulkoinen toiminta

  • Viestintä
  • Yhteistyösuhteet
  • Vaikuttaminen ja edunvalvonta

8. Toiminnan kehittäminen

Esimerkki talousarvioista

TALOUSARVIO 2019

Varsinainen toiminta

Tulot
Tapahtumatuki kaupungilta 250€
Osallistumismaksut 200€

Menot
Nettisivut 200€
Pankkikulut 40€
Tapahtumat ja retket 450€

Projektitoiminta

Tuotot
Elyn avustus 600€

Menot
Kilometrikorvaukset 120€
Tapahtumat 450

Varainhankinta

Tulot
Jäsenmaksutulot 600€
Muu Varainhankinta 450€

Menot
Varainhankinnan kulut 150€

Rahoitustoiminnan tuotot

Korkotulot 0,03€

Ylijäämä 110€

Kirjanpito

Yhdistyksessä kirjanpito tulee tehdä käyttäen kahdenkertaista kirjanpitoa. Kahdenkertaisessa kirjanpidossa tulot- ja menot tulee merkitä kirjanpitotileille ja vastatileinä käytetään tase-tilejä (kuten pankkitili ja käteisvarat).

Kirjanpidon kirjaukset voi tehdä suorite- tai maksuperustaisesti. Suosimme käyttämään maksuperustaista kirjanpitoa, jossa tulot ja menot kirjataan kirjanpitoon sille päivälle, jolloin rahatapahtuma on tapahtunut.

KAAVIO

Oheisessa esimerkissä hallitus on 8.1.2019 käyttänyt 15,20 euroa kokoustarjoiluihin ja maksanut kulut yhdistyksen käteiskassasta. Kokoustarjoilut kirjataan tilille 4951 Hallinnon kokous- ja neuvottelukulut ja

Kulut on maksettu tase-tililtä 1900 Käteisvarat.

Hyvä muistisääntö kahdenkertaiseen kirjanpitoon on, että tulot kirjataan tase-tilin debet-puolelle ja menot kredit-puolelle.

KAAVIO

Kirjausesimerkki 15.2.2019 tilille saapuneesta avustuksesta. Huom! Nyt Tase-tilille tulo on kirjattu debet-puolelle.

Suosittelemme yhdistyksen kirjanpidon tekoon Kitupiikki-ilmaisohjelmaa (LINKKI), jonka kirjausapurin avulla kirjausten tekeminen on helppoa. Saat tarvittaessa koulutusta ja neuvontaa Järjestöhautomolta (LINKKI Palveluihin) kirjanpidon tekoon.

Tilinpäätös ja toimintakertomus

Tilinpäätös

Tilinpäätös tehdään tilikauden päätyttyä. Tilinpäätöksen tulee antaa oikea ja riittävä kuva yhdistyksen toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta tilanteesta. Tilinpäätöksen tulee olla verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen sekä tilinpäätösvuoden talousarvioon ja toimintakertomukseen.

Toimintakertomus

Toimintakertomuksessa on hyvä kertoa kaikki oleellinen kyseisestä vuodesta. Sen sisältöä tulee voida verrata toimintasuunnitelmaan ja tilinpäätöksen lukuihin.

Esimerkki toimintakertomuksesta

1. Yleistä

  • toiminnan yleistavoite
  • katsaus yhdistyksen toimintaympäristön kehittymiseen
  • katsaus yhdistyksen jäsenmäärään, toimintaan ja taloudelliseen tilanteeseen

2. Toimintasuunnitelman tärkein tulosalue

  • tavoitteet
  • aikaansaannokset
  • tekemiset
  • arvio onnistumisen/epäonnistumisen syistä

3. Toimintasuunnitelman toiseksi tärkein tulosalue

  • tavoitteet
  • aikaansaannokset
  • tekemiset
  • arvio onnistumisen/epäonnistumisen syistäSamaan tapaan käydään läpi kaikki tulosalueet. Ensin käsitellään varsinaiseen toimintaan liittyvät asiat (esimerkiksi urheiluseurassa urheiluun liittyvät asiat, ammattijärjestössä edunvalvontaan liittyvät asiat) ja tämän jälkeen tukitoimintojen tulokset (esimerkiksi yhdistyksen oman hallinnon kehittäminen tai mittavan investoinnin vaatineen atk-projektin kuvaus).

4. Toiminnan kehittäminen

  • sääntömuutokset
  • organisaation muutokset
  • ohjesääntöjen muutokset

5. Yhdistyksen päätöksenteko

  • yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset
  • tärkeimmät päätökset
  • osallistujien lukumäärä
  • yhdistyksen ylimääräiset kokoukset
  • tärkeimmät päätökset
  • osallistujien lukumäärä

6. Edustukset

  • edustukset liitossa
  • edustukset muualla

7. Sisäinen hallinto

  • hallituksen jäsenet ja varajäsenet
  • hallituksen kokoukset
  • työryhmät ja toimikunnat
  • yhdistyksen palkatut toimihenkilöt ja heidän tehtävänsä
  • tilin- ja / tai toiminnantarkastajat ja heidän varamiehensä

8. Loppulause

  • yleisarvio kuluneesta toimikaudesta
  • tulevaisuuden näkymiä
Rahoitus

Edellytykset rahoituksen saamiseen

Ulkopuolisen rahoituksen saaminen edellyttää usein, että yhdistyksen toiminta on laadukasta, yhdistys on toiminut ainakin kahden vuoden ajan ja että sen hallinto ja raportointi ovat kunnossa.

Yhdistystä ei siis tule perustaa rahoitusten hakemista varten, vaan yleishyödyllistä tarkoitusta varten. Yhdistyksen kannattaa ensin panostaa omaan varainhankintaan, jolla turvataan perustoiminnan rahoitus ja vasta sitten hakea muuta rahoitusta.

Ennen rahoituksen hakemista, tarkista, ovathan seuraavat dokumentit ajan tasalla:

  • Yhdistyksen säännöt
  • Toimintasuunnitelma ja talousarvio
  • Toimintakertomus ja edellisen vuoden tilinpäätös
  • Toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan kertomus
  • Kuitit kaikista kuluista

Mistä ja miten?

Avustuksia jakavat mm. kaupungit, kunnat, ministeriöt (esim. pienimuotoinen rasisminvastainen rahoitus), Taike (tapahtuma-avustukset esim. festivaaleihin), ETNO (paikalliset rahoitukset), säätiöt, EU ja STEA. Hakulomakkeet, hakemiseen liittyvät ohjeet ja hakuajat vaihtelevat eri rahoittajilla. Hankerahoitusta saa käyttää vain sovittuna ajankohtana ja ennalta määrättyyn tarkoitukseen, ei yhdistyksen muuhun toimintaan.

HUOM! Hankerahoitus saattaa tuoda myös uusia velvoitteita, esim. järjestön omien nettisivujen ja mobiilisovellusten saavutettavuusvaatimukset. (Linkki AVIn sivuille: https://www.avi.fi/web/avi/saavutettavuus)

Ennen hankehakemuksen laatimista on hyvä selvittää

  • Millaisia rajoituksia ja vaatimuksia rahoittaja on asettanut hankkeelle
    Vaaditaanko omarahoitusosuutta
  • Onko järjestölle asetettu kelpoisuusvaatimuksia, esim. toiminta jollakin maantieteellisellä alueella tai toimialalla
  • Maksaako rahoittaja tuen suunnitelman mukaisesti etukäteen vai kuitteja vastaan jälkikäteen
  • Onko yhdistyksellä resursseja ja osaamista hallinnoida hanketta laadukkaasti?
  • Onko hanke ajankohtainen ja vastaako se tarpeisiin?
  • Millaisia muutoksia (=tuloksia ja vaikutuksia) hankkeella pyritään saamaan aikaan?

Lisätietoa:

Mistä rahoitusta? https://www.fingo.fi/palvelut/neuvonta/mista-rahoitusta

Järjestöjen hankerahoitushakemisto https://www.kansalaisyhteiskunta.fi/rahoitushakemisto

Maahanmuuttajahankkeiden rahoituslähteitä https://www.rakennerahastot.fi/maahanmuuttajat-ja-pakolaiset-eu-rahoituksessa

Yhdistyksen rahoitus ja varainhankinta https://www.jelli.fi/jarjestotoiminta/yhdistyksen-rahoitus-ja-varainhankinta/

Hanketyö ei ole yhdistyksen perustoimintaa vaan uusi projekti, jonka tavoitteena on aikaansaada muutos. Se on prosessi, jolla on selkeästi määritelty alku ja loppu sekä määrätietoisesti asetetut tavoitteet. Hankkeen tarkoituksena on aina kehittää uutta, joko kotimaassa tai ulkomailla. Yleensä hankkeiden maksimipituus on noin neljä vuotta. Hankkeen toteutuminen vaatii yleensä ulkoista rahoitusta.

Järjestöhautomon asiantuntijat auttavat hankkeen suunnittelussa ja sen toteuttamisessa.

Hankkeen suunnittelun vaiheet

Koska hankkeen tavoitteena on muutos, tulee hankkeen idean vastata muutostarpeeseen. Ensimmäinen vaihe on löytää tarve sekä idea, jonka avulla muutos on mahdollinen. Ideointiin kuuluu olennaisena osana myös toimintaympäristön kartoitus sekä kohderyhmän – eli toiminnan hyödynsaajien – hahmottelu.

Ideoinnin jälkeen aloitetaan hankkeen suunnittelu, johon myös kohderyhmä on hyvä ottaa mukaan. Suunnittelun tuloksena syntyy hankesuunnitelma, joka kertoo hankkeesta oleelliset tiedot ja vastaa kysymyksiin: (MISSÄ VAIHEESSA ETSITÄÄN SOPIVA RAHOITTAJA?)

  1. Miksi?
  2. Kenelle?
  3. Mitä tavoitellaan?
  4. Miten?
  5. Mitä sitten?
  6. Millä resursseilla?
  7. Miten mitataan?

Hankkeen suunnittelun aikana laaditaan myös tarkka ja yksityiskohtainen budjetti eli tulo- ja menoarvio hankkeen kuluista. Budjetin ja hankesuunnitelman tulee vastata toisiaan. 

Hakuajat ja hakemus- ja budjettilomakkeet vaihtelevat rahoittajan mukaan. Ennen hakemuksen lähettämistä se on hyvä antaa luettavaksi vaikka työkaverille, toiselle järjestölle sekä asiaa tuntemattomalle henkilölle. Näin saadaan arvokkaita kommentteja, jotka auttavat muokkaamaan hakemusta mahdollisimman selkeäksi. 

Millainen on hyvä hankehakemus?

  • Kohderyhmä on selkeästi määritelty ja rajattu
  • Tarve on konkreettisesti ja tiiviisti kuvattu sekä perusteltu
  • Tavoite on selkeä, mitattava ja realistinen kuvaus siitä muutoksesta, joka halutaan saavuttaa hankkeen aikana
  • Toimenpiteet ovat tarkasti määriteltyjä ja tavoitteen mukaisia
  • Hankkeen kannalta tarpeelliset kumppanit ovat sitoutuneet mukaan
  • Budjetti on hankkeen tavoitteisiin ja toimenpiteisiin nähden perusteltu ja kohtuullinen
  • Hankkeella on suunnitelma toiminnan jatkumisesta ja vakiinnuttamisesta sekä tulosten levittämisestä

Hankkeen toteutus

Myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen alkaa hankkeen toteutus. Aiemmin laadittu hankesuunnitelma toimii samalla hyvänä projektin johtamisen työkaluna. Hankkeen sisältö aikataulutetaan konkreettiseksi ja selkeiksi tehtäviksi. Samalla määritellään kullekin toimenpiteelle vastuuhenkilö. Aikataululle kannattaa tehdä selkeä vuosikello, jonka avulla voidaan myös seurata hankkeen etenemistä.

Hankkeen toiminnasta on hyvä kertoa myös muille eli suunnitella ja toteuttaa hankkeen viestintää. Myös rahoittajilla on viestintää varten oma ohjeistuksensa.

Muista seuranta ja arviointi

Hankkeen säännöllinen seuranta ja arviointi ovat välttämättömiä. Ne mahdollistavat oppimisen ja kehittämisen. Myös rahoittajat velvoittavat seuraamaan hankkeen etenemistä sekä raportoimaan siitä. Hankkeen seuranta tulee aloittaa heti hankkeen alussa.

Rahoittajien raportointikäytännöt ja lomakkeet eroavat toisistaan merkittävästi. Ota selvää raportointivelvollisuuksista (eli siitä, mitä vähintään pitää seurata) ja lomakkeista jo hankkeen suunnitteluvaiheessa.

Hankesanasto

Tarve: Tiivis ja konkreettinen kuvaus siitä, miksi hakemaasi toimintaa tai hanketta tarvitaan kohderyhmän ja toiminta-alueen näkökulmasta. Tarve ei saa liikkua yleisellä tasolla ja sen pitää perustua hyvään lähdetietoon. 

Kohderyhmä: Taho tai tahot, joille toimintaa aiotaan järjestää. Huomioi määrät ja se, kuinka monta ihmistä kohderyhmästä aiotaan tavoittaa?

Tavoite: Asiantila tai muutos, joka halutaan saavuttaa juuri tämän toiminnan avulla suhteessa esitettyyn tarpeeseen. Hyvä tavoite on mahdollista saavuttaa määrätyn aikataulun puitteissa sekä suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Se on selkeästi määritelty, realistinen sekä mitattavissa. Luo tavoitteille käytännönläheiset mittarit, joiden avulla tavoitteen toteutumista voidaan seurata.

Tuotos: Konkreettinen asia, joka toiminnassa on tehty. Esimerkiksi opas, toimintamalli tai koulutuskiertue.

Tulos: Välittömät asiat, kehitys ja muutos, joita toiminnalla saadaan aikaiseksi. Tulosten tulee olla linjassa tavoitteiden kanssa.

Vaikutus: Asiat ja kehitys, jota toiminnalla saadaan aikaiseksi pitkällä aikavälillä. Tapahtuvat tulosten ansiosta.

Seuranta: Jatkuva tiedon kerääminen, tarkastelu ja hyödyntäminen hankkeen kannalta keskeisissä asioissa.

Arviointi: Hanketta, sen tuloksia ja vaikutuksia koskevan seurantatiedon järjestelmällinen analysointi ja tulkinta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin, odotuksiin tai muuhun vertailtavaan tietoon.

Kustannusarvio/budjetti: Laskelma hankkeen tuloista ja menoista

Mittarit: Konkreettiset ja seurattavissa olevat osoittinet, joiden avulla voidaan arvioida muutosta. Esimerkiksi tapahtujien osallistujamäärät, tai tuotettujen julkaisujen levikki.

Riskianalyysi: Riski on asia tai tapahtuma, joka vaikeuttaa hankkeen onnistumista. Riskianalyysissa arvioidaan hankkeen riskit ja niiden todennäköisyydet sekä merkittävyys. Lopuksi merkittäviin riskeihin määritellään keinot ja toimenpiteet, joilla niihin vastataan.

Juurruttaminen: Juurruttamisella tarkoitetaan hankkeessa kehitettyjen toimintamallien (MITEN JATKUU?)

KEINO, PROSESSI, TEHTÄVÄT = SISÄLTÖ JA TOTEUTUS

Keinot ovat niitä konkreettisia asioita, joita tehdään tavoitteen toteutumiseksi esim. koulutus tai ryhmätoiminta. Keinot jäsenennetään prosesseiksi eli ajallisesti eteneväksi tehtäväjoukoksi, joka puolestaan aikataulutetaan yksittäisiksi tehtäviksi. Tehtävien aikataulutuksen on hyvä olla mahdollisimman konkreettinen

Selkeä viestintä tekee yhdistyksen tunnetuksi sekä inspiroi jäseniä ja vapaaehtoisia mukaan toimintaan. Viestintätarpeet vaihtelevat valtavasti esimerkiksi jäsenmäärästä ja kohderyhmistä riippuen. Jokainen yhdistys kuitenkin huolehtii hallituksen sisäisestä viestinnästä ja pitää jäsenet ajantasalla toiminnasta. Lisäksi yhdistyksellä on lakisääteinen velvollisuus tiedottaa jäseniään esimerkiksi vuosikokouksesta. Yhdistyksen hyvä maine voi edesauttaa myös avustusten saamista.

Viestintä vapaaehtoisvoimin: Määrittele tavoitteet, kohderyhmät ja viestintäkanavat

  • Arvioi rehellisesti yhdistyksen voimavarat. Onko yhdistyksellänne viestintävastaava vai useita aktiiveja, jotka jakavat työtaakan? Miten suuri viestinnän budjetti on?
  • Kirkasta viestinnän tavoitteet. Ovatko niitä esimerkiksi tunnettavuuden lisääminen, uusien jäsenten ja vapaaehtoisten tavoittaminen, keskustelun herättäminen vai kenties brändin rakentaminen uskottavana vaikuttajana ja hyvänä yhteistyökumppanina?
  • Määrittele viestinnän kohderyhmät. Esimerkkejä kohderyhmistä ovat nykyiset ja potentiaaliset jäsenet, vapaaehtoistoimijat ja yhteistyökumppanit.
  • Mieti, millainen viestintä on kohderyhmällesi kiinnostavaa ja hyödyllistä. Onko se tilastoihin perustuva faktatieto, toiminnasta kertominen tai tunteisiin vetoaminen?
  • Selvitä, mistä kohderyhmän tavoittaa. Mitä viestintäkanavia he seuraavat ja millaista tietoa etsivät? Viesti siellä missä kohderyhmäsi on. Printtimedia, Instagram, Twitter, verkkosivut, tapahtumat tai kohtaamispaikkojen ilmoitustaulut ovat hyviä esimerkkejä erilaisista viestintäympäristöistä.

Tee viestinnälle suunnitelma ja tartu ajankohtaisiin teemoihin

Suunnittele viestinnän sisältö ja aikataulu edellisten määrittelyjen pohjalta: Mitä ja missä viestitään? Mikä on aikataulu? Ketkä ovat viestinnän vastuuhenkilöt?

Viesti valituilla viestintäkanavilla säännöllisesti ja pidä verkkosivut päivitettyinä. Esitä asiat lyhyesti ja selkeästi. Viestinnän sisällöissä tärkeää ovat ihmiset, tarinat, ajankohtaisuus, ilo ja tiedon oikeellisuus. Tuo esiin myös yhteisösi saavutuksia.

Kuvat ja videot lisäävät viestinnän kiinnostavuutta! Kuvat yhdistyksen tapahtumista kertovat myös paljon sen toiminnasta. Muista kuitenkin pyytää lupa kuvaamiseen tapahtuman osallistujilta. Useista kuvapankeista löytyy käyttää myös kuvapankeista saatavia kuvia (ks. Viestinnän työkaluja sivun päätteeksi).

Muista tykätä, jakaa ja kommentoida myös muiden julkaisuja sosiaalisessa mediassa. Aktiiviset keskustelijat huomataan, joten osallistumalla lisäät yhdistyksesi näkyvyyttä.

Viestinnän työkaluja

Ilmaisia kuvapankkeja https://pixabay.com/fi/ ja https://www.pexels.com/

Ilmainen ohjelma tapahtumamainosten ja somekuvien tekoon www.canva.com

Ilmainen ohjelma uutiskirjeen tekemiseen https://mailchimp.com/

Lisätietoa

Yhdistyksen viestintä ja markkinointi https://www.jelli.fi/jarjestotoiminta/yhdistyksen-viestinta-ja-markkinointi/

Sosiaalinen media https://www.yhdistystoimijat.fi/sosmedia/

Työkalupakki järjestöjen viestintään https://www.stea.fi/documents/2184241/2492102/Ty%C3%B6kalupakki+j%C3%A4rjest%C3%B6jen+viestint%C3%A4%C3%A4n/44d62b51-1171-42f1-b690-8ada2360d2cc/

Jokainen voi tehdä vapaaehtoistyötä, eli työtä ilman rahallista korvausta. Usein aktiivisten vapaaehtoisten työ on tärkeä osa yhdistysten toimintaa. Vapaaehtoistyötä on laidasta laitaan ja sitä voi toteuttaa joko verkossa tai paikan päällä. Lisäksi tehtävät voivat olla kertaluontoisia tai kestää pidemmän aikaa. Vapaaehtoisen kuuluu saada toiminnasta iloa tai jotain muuta, joka motivoi häntä. Kokemus siitä, että tekee arvokasta työtä, on tärkeää.

Miten organisoida vapaaehtoistoimintaa?

  • Mieti, ketkä voisivat olla kiinnostuneita toimimaan yhteisössäsi.
  • Suunnittele toimintaa yhdessä vapaaehtoisten kanssa.
  • Haastattele vapaaehtoisia. Miksi he haluavat tehdä vapaaehtoistyötä? Mitä he haluavat oppia tai saada aikaan? Kuinka usein he voivat tehdä vapaaehtoistyötä? 
  • Määrittele vapaaehtoistehtävät ja tee niistä houkuttelevia. Yhdistyksellä kannattaa olla tarjolla myös lyhytaikaisia tehtäviä.
  • Järjestä vapaaehtoiselle perehdytystä sekä tarvittaessa koulutusta.
  • Mikäli yhdistyksessä on työntekijöitä, määrittele työntekijöiden ja vapaaehtoisten roolit ja tehtävät. Vapaaehtoisen ei kuulu hoitaa työntekijälle kuuluvia tehtäviä.
  • Huolehdi vapaaehtoisten vakuutuksista, esim. ryhmätapaturmavakuutus tai talkoovakuutus.
  • Voit allekirjoittaa epämuodollisen sopimuksen vapaaehtoisen kanssa. Tarvittaessa voitte sopia myös vaitiolovelvollisuudesta.
    Nimeä vapaaehtoisille yhteyshenkilö.

Kiitos ja henkilökohtainen huomiointi kannustaa vapaaehtoista

Jaa vapaaehtoiselle tietoa yhdistyksen toiminnasta, arvoista, tavoitteista ja vapaaehtoistehtävistä. Vapaaehtoisille voi myös perustaa vapaamuotoisen keskusteluryhmän esim. Facebookissa tai WhatsAppissa. Musitathan kuitenkin tietosuojakysymykset.

Muista kiittää, tukea ja kannustaa vapaaehtoistoimijaa! Hyvä keino kiittää tehdystä työstä ovat esimerkiksi virkistystilaisuudet. Vapaaehtoisilta on myös tärkeää pyytää palautetta ja kehittää toimintaa yhdessä.

Lue lisää vapaaehtoistyöstä

Vapaaehtoistyö Suomessa -opas maahanmuuttajalle. https://www.kierratyskeskus.fi/files/7308/Vapaaehtoistyo_suomessa_taitettu_19913VETYvv.pdf

Vapaaehtoistyön opas https://nuorisoseurat.fi/wp-content/uploads/2018/03/vapaaehtoistyonopas_taitto.pdf

Vapaaehtoisten rekrytointi https://www.toimeksi.fi/kansalais-ja-yhdistystoimijoille/vapaaehtoistoiminta/vapaaehtoisten-rekrytointi/

Vapaaehtoistoiminnasta iloa monille. Hyvinvointia tukevan vapaaehtoistyön vastuut ja käytännöt. https://media.sitra.fi/2017/02/27174908/Selvityksia93-2.pdf

Onnistunut vapaaehtoistoiminta. Opas toiminnan kehittäjälle. https://www.kierratyskeskus.fi/files/8928/Onnistunut_vapaaehtoistoiminta_opas_VETY_0514web.pdf

Milloin yhdistys on ALV velvollinen?

Suomessa arvonlisävero raja on 10 000 euroa vuodessa. Yleishyödyllisen yhdistyksen on eroteltava kirjanpidossa liiketoimintaan liittyvät tulot muista varainhankinnan tuloista. Taloudenhoitajan on osattava tunnistaa veroton varainhankinta ja liiketoiminnaksi laskettavat tulot sekä verottajan ohjeet.

Yhdistyksen on tunnettava myös omaa toimialaa koskevat verottajan ohjeistukset. Esimerkiksi urheiluseura- ja kulttuuriyhdistys voi tietyin ehdoin järjestää anniskelua tapahtumissaan, jota ei lasketa arvonlisäverolliseksi tuloksi.

Esimerkki:

Yhdistys saa tuottoa Ravintolapäivän tapahtumasta 4300 euroa. Lisäksi yhdistys myy vuoden aikana t-paitoja yhdistyksen logolla 2800 euron arvosta ja muita t-paitoja 7000 euron arvosta.

Ravintolapäivän tuottoa ei lasketa liiketoiminnaksi, koska yhdistys voi järjestää 12 vuodessa pop-up ravintolan verottomasti.

Yhdistyksen logolla varustettuja t-paitoja ei katsota myöskään liiketoimintatuloksi, sillä kyseessä on nimenomaan yhdistyksen nimikkotuote, jota ei myydä vapailla markkinoilla. Lisäksi ostajina ovat lähinnä yhdistyksen jäsenet.

Muista paidoista tuleva tulo lasketaan elinkeinotoiminnaksi, sillä yhdistys kilpailee niiden osalta vaateyritysten kanssa.

Tulos:

Yhdistyksen kirjanpitäjä kirjaa Ravintolapäivän ja yhdistyksen logolla varustettujen paitojen tuoton varainhankinnan tuloihin. Elinkeinotuloihin hän kirjaa muiden paitojen myynnin.

Yhdistys ei ole arvonlisävelvollinen, sillä muista paidoista saatava 7000 euron tulo jää alle vuosittaisen alv-rajan.