Yhdistyksille sopivia sähköisiä työkaluja

Erilaiset sähköiset työkalut helpottavat ja tehostavat yhdistyksen toimintaa. Tarjolla on monia maksuttomia ohjelmia, joista olemme pomineet tähän hyväksi todettuja vaihtoehtoja. Saat lisätietoa työkaluista ja niiden hyödyntämisestä yhdistyksen arjessa Järjestöhautomon asiantuntijoilta.

Kun valitset sähköisiä työkaluja, pohdi ainakin näitä asioita:
• Vastaako ohjelma yhdistyksen tarpeita?
• Onko työkalua helppo käyttää?
• Käytetäänkö työkalua tietokoneella vai mobiililaitteilla? Jos tarvitaan työkalu, joka toimii hyvin myös mobiilissa, testaa työkalua puhelimella ennen kuin otatte sen laajemmin käyttöön.
• Millä kielellä työkalua pitää pystyä käyttämään? Selvitä, tukeeko työkalu eri kielivalintoja.
• Muista opastaa kaikki käyttäjät työkalun käyttöön ja testaa työkalua ennen käyttöönottoa.
• Huomioi aina tietoturva- ja tietosuojakysymykset!

Yhdistyshallinto ja kokoukset

Kokouksen ajankohdan sopiminen

Kokouksen ajankohdan sopimista helpottaa siihen tarkoitetun ohjelman käyttö. Puheenjohtaja voi katsoa kalenterista itselleen sopivat ajankohdat ja jakaa ne sitten muille kokoukseen osallistuville, jotka voivat merkitä itselleen sopivat ajankohdat ohjelmaan. Näin kokous saadaan sovittua sujuvasti.

Tilaisuudet, koulutukset ja kokoukset netissä

Kokoukset ja koulutukset voi usein järjestää verkossa. Tämä säästää kiireisiltä jäseniltä aikaa ja energiaa.

Sähköiset allekirjoitukset

Etänä pidettävän kokouksen pöytäkirjat on helppo allekirjoittaa sähköisesti. Joskus tarvitaan myös nopeasti allekirjoitukset esimerkiksi sopimuksiin tai avustushakemuksiin. Sähköisen allekirjoituksen voi toteuttaa yksinkertaisesti siten, että tallentaa pöytäkirjan sähköisessä muodossa yhdistyksen hallitukselle jaettuun kansioon. Jokainen allekirjoittaja voi avata pöytäkirjan Adobe Readerilla ja liittää sähköisen allekirjoituksensa dokumenttiin.

Henkilövaali etäkokouksessa

Koronan aiheuttaman poikkeustilan vuoksi etäosallistuminen yhdistyksen jäsenkokouksiin on mahdollista poikkeuslainsäädännön nojalla. Henkilövalinnassa tulee aina käyttää suljettua lippuäänestystä, jossa jokaisen antama ääni pysyy salassa muilta.

Sähköinen dokumenttien arkistointi

Sähköiseen arkistoon siirtyminen vähentää hyllytilan tarvetta ja arkistoista löytyy nopeasti haluamasi tiedot. On myös hyvä muistaa tärkeiden tiedostojen varmuuskopiointi pilvipalveluihin. Yksi parhaista arkistoista tiedon löytämisen kannalta on Onenote, jossa yhdellä hakusanalla voi hakea kaikista yhdistyksen dokumenteista. Perinteisempää tiedostoarkistointia voi tehdä esim. Dropboxiin, Google Driveen tai Onedriveen.

Yhdistyksen kirjanpito

Suomessa on perinteisesti ollut hyvin vähän kirjanpidon ilmaisohjelmia. Tällä hetkellä ainoa vaihtoehto on Kitsas. Peruskirjanpidon lisäksi Kitsaalla voi tehdä digitaalisen arkiston. Ohjelma tukee myös kustannuspaikkoja, jotka helpottavat eri hankkeiden taloudellista raportointia.

Kirjanpito-ohjelma ei tee kuitenkaan kirjanpitoa yhdistyksen puolesta. Järjestöhautomosta saa apua kirjanpitoon.

 

Viestintä

Pikaviestimet

Pikaviestimet helpottavat yhdistyksen viestintää monin tavoin. Niiden avulla jäsenet, hallitus ja työryhmät voivat keskustella keskenään omissa kanavissaan. Viestimiä voi käyttää myös yksipuoliseen viestintään esim. isolle yhdistyksen seuraajajoukolle ja niissä voi jakaa kuvia ja videoita. Pikaviestimet toimivat selaimella ja työpöytäversioina.

Uutiskirje

Jos yhdistyksellä on paljon viestittävää ja sidosryhmiä halutaan sitouttaa, on uutiskirje hyvä valinta. Mailchimp on yleinen ja helppokäyttöinen väline uutiskirjeiden tekemiseen. Sillä saa näyttävän uutiskirjeen, joka on luettavissa sekä tietokoneella että puhelimella.

Graafisen suunnittelun työkalut

Yhdistykset tarvitsevat näyttäviä mainoksia markkinointiinsa. Erilaisilla graafista suunnittelua helpottavilla työkaluilla voi tehdä helposti mainoksia ilman taitto-osaamista.

Kuvapankit

Kuvapankista voit löytää kuvia, joissa on vapaa käyttöoikeus. Yhdistykselle voi kertyä myös toiminnasta paljon valokuvia, jotka voi tallettaa omalle tilille kuvapankkiin.

 

Tiimi- ja projektityöskentely

Tiimityöskentelyyn

Tiimityöskentelyyn tarkoitetut ohjelmistot helpottavat kommunikaatiota vaikkapa yhdistyksen hallituksessa tai työryhmässä. Niissä pystyy käymään keskusteluja, jakamaan erilaisia dokumentteja, järjestämään kokouksia ja soittamaan puheluita.

Projektinhallinta

Projektinhallinnan työkaluja on syytä käyttää, mikäli yhdistyksellä on käynnissä toiminto, projekti tai tapahtuma, jossa on paljon erilaisia työtehtäviä ja tekijöitä. Sopiva ohjelmisto helpottaa koordinaatiota, sillä jokaiselle tehtävälle on vastuuhenkilönsä ja ohjelmisto muistuttaa tekemättömistä tehtävistä. Myös hallitus voi jäsentää omat työtehtävänsä projektityökaluun, mikä helpottaa hallitustyötä.

Vuosikello

Yhdistyksen tai projektin vuosiaikataulu on hyvä kuvata, jotta saadaan kokonaiskuva, mitä vuoden aikana tapahtuu.

Prosessien kuvaus ja kaaviot

Erilaisten prosessien ja asioiden yhteyksien kuvaamiseen on olemassa useita sähköisiä työkaluja, joita voi hyödyntää muun muassa strategian, asiakasprosessien ja toiminnan kehittämisen tukena.

Sähköiset kyselyt

Yhdistyksen toiminnan seurantaa ja arviointia varten on usein tarpeen toteuttaa sähköisiä kyselyjä. Kyselytyökalut tuottavat automaattisesti koosteen ja graafeja kyselyn tuloksista.

STEA-rahoitteisen toiminnan arviointi

Pokka on monipuolinen työkalu STEA-rahoitteisen toiminnan arviointiin. Siinä on valmiita muokattavia kyselylomakepohjia järjestöjen käyttöön.

Työ- ja toimintakykyyn liittyvän projektin arviointi

Kykyviisari on käyttökelpoinen arviointityökalu järjestöille, joiden toiminta liittyy työ- ja toimintakyvyn edistämiseen. Se on saatavilla usealla eri kielellä.

Muut ryhmätyöskentelyn välineet

Erilaiset reaaliajassa päivittyvät muistiinpanotaulut ja kyselytyökalut helpottavat etänä tapahtuvaa ryhmätyöskentelyä.

 

Lisätietoja

Tarvitsetko apua työkalujen käyttöön? Ota yhteyttä Järjestöhautomon asiantuntijoihin.

 

Oliko sisältö sinulle hyödyllistä?