8 kysymystä ja vastausta mittareista

Järjestömaailmassa on keskusteltu viime vuosina paljon toiminnan ja tulosten mittaamisesta. Yhä useampi rahoittaja edellyttää toiminnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden osoittamista mittareita hyödyntäen. Mittareiden määrittely voi olla kuitenkin hankalaa, ja internet on täynnä erilaisia mittariohjeita. Siksi kokosimme marraskuun blogiin kahdeksan kysymystä ja vastausta liittyen mittareihin.

1. Mikä on mittari?

Mittari on osoitin, jonka avulla voidaan seurata jonkin asian muutosta. Mittareita on monenlaisia riippuen siitä asiasta, jota mitataan. Eri aloilla on käytössä erilaisia mittareita.

2. Millaisia asioita järjestö- ja hanketoiminnassa mitataan?

Järjestö- ja hanketoiminnassa mitataan usein toiminnan laajuutta, tuotoksia, koettua laatua, tehokkuutta ja tuloksellisuutta.

Toiminnan laajuudesta ja toteutetuista tuotoksista kertovat mittarit kuvaavat usein sitä, kuinka monta henkilöä on ollut mukana (asiakasmäärä) ja kuinka paljon erilaista toimintaa on järjestetty (tapahtumien määrä) tai materiaaleja tuotettu (materiaalien levikki/määrä). Näistä mittareista puhutaan esim. tuotos- tai prosessimittareina. Ne mittaavat niitä konkreettisia asioita, joita hankkeessa tai järjestössä on tehty ja kenelle. Asiakkaiden tyytyväisyyttä ja kokemusta toiminnan laadusta mitataan asiakaskokemusmittarein. On hyvä huomioida, että asiakaskokemus- sekä tuotos- ja prosessimittarit eivät kuitenkaan välttämättä kuvaa sitä, mitä muutosta toiminnalla on saatu aikaan eli onko toiminta tuloksellista.

Järjestöjen tuloksellisuutta mitataan usein siten, että seurataan niitä konkreettisia muutoksia, joita kohderyhmässä tai heidän elämässään tapahtuu toiminnan myötä. Arvioinnissa kiinnitetään huomiota siihen, onko mittareilla havaittu muutos asetetun tavoitteen mukainen ja vastaako se tarpeeseen.

Vaikuttavuuden mittaaminen on haastavampaa. Ennen kuin vaikuttavuutta edes yrittää mitata, on hyvä selvittää, mitä vaikuttavuudella tarkoitetaan. Vaikuttavuuden määrittely vaihtelee esim. eri rahoittajien mukaan. Joskus vaikuttavuuden arvioinnissa tarkastellaan jonkin intervention ”kykyä” aiheuttaa muutos kohderyhmän elämässä. Joskus vaikuttavuus puolestaan määritellään pitkän aikavälin muutoksiksi yhteiskunnassa (esim. muutos alueen palvelujen käytössä).

3. Milloin mittarit tulee määrittää?

Mittarit määritellään usein hankesuunnitteluvaiheessa. Hankkeelle asetetut tavoitteet konkretisoidaan odotettavien tulosten ja niihin kytkeytyvien mittareiden avulla. Tulokset ja mittarit muotoillaan pohtimalla, miten tavoitteen toteutuminen konkreettisesti näkyy esim. asiakkaan elämässä ja miten sitä voisi seurata.

4. Miksi vaikutusketju on tärkeä?

Mittareiden suunnittelun apuna toimii hyvin suunniteltu vaikutusketju. Vaikutusketju on looginen kuvaus havaitun tarpeen, hankkeen toiminnan sekä tulosten ja vaikutusten yhteydestä. Vaikutusketjun eri osien toteutuminen todennetaan mittarein.

Tiivistetysti vaikutusketju etenee seuraavasti: tarve > tavoite > resurssit > prosessit > tuotokset > tulokset > vaikutukset. Ellei vaikutusketjua ole pohdittu, hankkeen toiminta on hataralla pohjalla ja mittaaminen irrallista.

5. Miten valita sopivat mittarit hankkeelle?

Mittarit kannattaa valita siten, että ne mittaavat oikein juuri sitä asiaa, jonka muutoksesta halutaan tietoa. Mittarin määrittäminen lähtee siitä, että ensin määritellään ja kuvataan konkreettisesti se asia tai ilmiö, jota halutaan mitata. Sen jälkeen kannattaa pohtia tarkkaan, mikä asia kertoo parhaiten mitattavan ilmiön tai asian muutoksesta ja mitata sitä. Mittareiden tulee olla luotettavia eli tuottaa toistuvasti oikeaa tietoa mitattavasta kohteesta.

Tuotos- ja prosessimittareiden avulla seurataan usein toiminnan laajuutta ja esimerkiksi asiakkaiden määrää. Mittareiden avulla voidaan todistaa, että luvatut asiat on tehty.

Asiakaskokemusmittareiden osalta on tärkeää pohtia sitä, mitkä asiat toiminnassa vaikuttavat asiakkaan tyytyväisyyteen ja mitata niitä.

Tulosmittarit määritellään tavoitteiden ja odotettujen tulosten mukaisesti. Mitattavan ilmiön tavoiteltu muutos on kuvattu tavoitteessa: Millaisia konkreettisia muutoksia pitää tapahtua, jotta tavoite saavutetaan? Mitkä arjen havaittavissa olevat asiat kertovat tästä muutoksesta? Mitä konkreettisempi tavoite hankkeella on, sitä helpompaa mittareiden pohtiminen on. Liian abstrakteja tavoitteita on käytännössä mahdotonta mitata. Hyvä nyrkkisääntö on, että jokaiselle odotettavalle tulokselle on määritetty ainakin yksi mittari.

Mittarit voi määrittää itse, mutta kannattaa tutustua alalla yleisesti käytössä mittareihin ja mittaristoihin ja mahdollisuuksien mukaan käyttää niitä.

Hankkeelle ei kannata valita liian monimutkaisia mittareita, jos niiden käyttöön ei ole osaamista tai aikaa. Mittareiden määrä ei korvaa laatua. Rahoittajilla on usein omat ohjeistuksensa käytettäviin mittareihin liittyen.

6. Miten mittareihin liittyen kerätään tietoa?

Mittarit eivät ole sama asia kuin tiedonkeruumenetelmät. Mittarit määrittävät, mitä tietoa kerätään ja tiedonkeruumenetelmät kertovat, miten tieto kerätään. Tiedonkeruumenetelmiä ovat esimerkiksi kyselylomakkeet, haastattelut, havainnoinnit ja arviointityöpajat. On tärkeää pohtia jo hankkeen suunnitteluvaiheessa, miten, milloin ja kenen toimesta mittaritietoa kerätään.

7. Miten toimintaa arvioidaan mittareiden avulla?

Kun mittarit on pohdittu jo suunnitteluvaiheessa osana vaikutusketjua, kerättyä mittaritietoa voi verrata hankesuunnitelmaan ja arvioida mm.:

Onko hanke edennyt suunnitelman mukaisesti ja onko luvatut toimenpiteet tehty?
Onko tavoiteltuja muutoksia tapahtunut kohderyhmän elämässä eli tuloksia saavutettu?

8. Mistä saa apua hankkeen mittareihin työstämiseen?

Järjestöhautomon järjestöasiantuntijat tukevat yhdistyksiä mittareiden työstämisessä. Ota rohkeasti yhteyttä yhdistysneuvontaamme (linkki avautuu uudelle sivulle), autamme mielellämme.