Hankkeet

Hanketyö ei ole yhdistyksen perustoimintaa vaan uusi projekti, jonka tavoitteena on saada aikaan jokin muutos. Hankkeella on selkeä alku ja loppu sekä määrätietoisesti asetetut tavoitteet. Yleensä hankkeet kestävät pisimmillään noin neljä vuotta. Hankkeen toteutus vaatii yleensä ulkoista rahoitusta. Sen vuoksi yhdistyksen kannattaa tutustua mahdollisiin rahoituksiin jo hankkeen ideointivaiheessa. Rahoittajat tarjoavat avustuksia hyvin erilaiseen toimintaan. Lisäksi hakuajat ja rahoitusten suuruus vaihtelevat merkittävästi. Tieto rahoittajista tukee myös ideointia, koska se antaa tietoa, millainen hanke olisi mahdollista toteuttaa.

Hankkeen suunnittelun vaiheet

Hankkeen ideointi ja suunnittelu: Hankkeen tavoite on jonkinlainen muutos ja hankkeen pitää vastata olemassa olevaan tarpeeseen. Ensimmäinen vaihe on löytää tarve sekä idea, jonka avulla muutos on mahdollinen. Ideointiin kuuluu myös toimintaympäristön kartoitus sekä kohderyhmän – eli toiminnasta hyötyvien – hahmottelu. Ideoinnin jälkeen yhdistys aloittaa hankkeen suunnittelun. Hanke kannattaa suunnitella yhdessä kohderyhmän ja mahdollisten yhteistyökumppanien kanssa. Hankesuunnitelma kertoo hankkeesta tärkeimmät tiedot ja vastaa kysymyksiin:

  • Miksi?
  • Kenelle?
  • Mitä tavoitellaan?
  • Miten?
  • Mitä sitten?
  • Millä resursseilla?
  • Miten mitataan?

Hankkeen suunnittelun aikana yhdistys laatii myös tarkan budjetin eli tulo- ja menoarvion. Budjetin pitää perustua hankesuunnitelmaan eli kertoa, kuinka paljon varoja hankkeen toteuttamiseen tarvitaan ja mistä hankkeen kulut aiheutuvat. Suunnitteluvaiheessa kannattaa myös etsiä tietoa eri rahoittajista. Rahoittajien tavat toimia vaihtelevat suuresti, minkä takia seuraavat asiat on hyvä selvittää:

  • Millaisia rajoituksia ja vaatimuksia rahoittajalla on hankkeelle?
  • Vaaditaanko omarahoitusosuutta eli täytyykö yhdistyksen hankkia osa varoista itse?
  • Onko järjestölle asetettu kelpoisuusvaatimuksia, esimerkiksi onko rahoitus tarkoitettu vain tietyn alueen tai toimialan yhdistyksille?
  • Maksaako rahoittaja tuen etukäteen hankesuunnitelman perusteella vai jälkikäteen kuittien perusteella?
  • Onko yhdistyksellä varsinaisen hanketoiminnan lisäksi resursseja ja osaamista hallinnoida hanketta laadukkaasti?
  • Miten hankkeen tuloksia pitää seurata ja miten niistä pitää raportoida rahoittajalle?

Millainen on hyvä hankehakemus?

Varaa paljon aikaa hankehakemuksen kirjoittamiseen. Selvitä ajoissa myös rahoittajan tavat toimia: eri rahoittajilla on erilaiset hakuajat sekä hakemus- ja budjettilomakkeet. Ennen hakemuksen lähettämistä, pyydä vaikka työkaveriasi, toista järjestöä tai asiaa tuntematonta henkilöä lukemaan hakemuksesi. Kommentit auttavat muokkaamaan hakemusta mahdollisimman selkeäksi.

Hyvässä hankehakemuksessa:

  • Kohderyhmä on selkeästi määritelty ja rajattu
  • Tarve on konkreettisesti ja tiiviisti kuvattu sekä perusteltu
  • Tavoite on selkeä, mitattava ja realistinen kuvaus siitä muutoksesta, joka halutaan saavuttaa hankkeen aikana
  • Toimenpiteet ovat tarkasti määriteltyjä ja tavoitteen mukaisia
  • Hankkeen seuranta ja arviointi on suunniteltu
  • Hankkeen kannalta tarpeelliset kumppanit ovat sitoutuneet mukaan
  • Budjetti on hankkeen tavoitteisiin ja toimenpiteisiin nähden perusteltu ja kohtuullinen
  • Hankkeella on suunnitelma toiminnan jatkumisesta ja vakiinnuttamisesta sekä tulosten levittämisestä

Hankkeen toteutus – muista seuranta ja arviointi

Jos rahoitus myönnetään, alkaa hankkeen toteutus. Aiemmin laadittu hankesuunnitelma on hyvä työkalu projektin johtamiseen. Hankkeen työntekijät aikatauluttavat hankkeen sisällön selkeiksi tehtäviksi. Samalla he päättävät jokaiselle hankkeen toimenpiteelle vastuuhenkilön. Yhdistyksen kannattaa tehdä aikataululle selkeä vuosisuunnitelma eli vuosikello, jonka avulla voi seurata myös hankkeen etenemistä. Lisäksi yhdistyksen kannattaa kertoa hankkeen toiminnasta myös muille eli suunnitella ja tehdä hankkeen viestintää. Myös rahoittajilla on viestintää varten omat ohjeistuksensa.

Hankkeen säännöllinen seuranta ja arviointi on välttämätöntä. Ne mahdollistavat oppimisen ja toiminnan kehittämisen. Myös rahoittajat vaativat, että yhdistys seuraa hankkeen etenemistä ja raportoi siitä. Hankkeen seuranta pitää aloittaa heti hankkeen alussa. Muista, että yhdistys saa käyttää hankerahoitusta vain hakemuksessa määriteltyyn tarkoitukseen. Rahoitusta ei siis saa käyttää yhdistyksen muuhun toimintaan. Rahoitus täytyy myös käyttää sovitun ajan sisällä. Tarkista hankkeen rahoituksen säännöt, ehdot ja raportointikäytännöt aina kyseiseltä rahoittajalta.

Hankesanasto

Tarve: Tiivis ja konkreettinen kuvaus siitä, miksi hakemaasi toimintaa tai hanketta tarvitaan kohderyhmän ja toiminta-alueen näkökulmasta. Tarve pitää kuvata tarkasti ja sen pitää perustua hyvään lähdetietoon, kuten tutkimuksiin ja selvityksiin.

Kohderyhmä: Ihmiset, joille toimintaa aiotaan järjestää. Selvitä myös kohderyhmän suuruus ja mieti, kuinka monta ihmistä kohderyhmästä haluatte tavoittaa.

Tavoite: Muutos, jonka haluatte saavuttaa hankkeen avulla suhteessa esitettyyn tarpeeseen. Hyvä tavoite on sellainen, jonka voi saavuttaa hankkeen aikataulun puitteissa ja suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Tavoitteen pitää olla selkeästi määritelty ja realistinen. Tavoitteen toteutumista täytyy pystyä myös mittaamaan. Luo tavoitteille käytännönläheiset mittarit, joiden avulla voit seurata tavoitteen toteutumista.

Toimenpide: Toimenpiteet ovat konkreettisia asioita, joita hankkeessa tehdään, jotta tavoitteisiin päästään (esim. koulutukset, ryhmätoiminta, neuvontapalvelu jne.). Usein käytetään myös sanoja hanketoiminto, aktiviteetti ja keino.

Tuotos: Konkreettinen asia, joka toiminnassa on tehty. Esimerkiksi opas, toimintamalli tai koulutuskiertue.

Tulos: Kehitys ja muutos, joita toiminnalla saadaan aikaan. Tulosten pitää olla linjassa tavoitteiden kanssa.

Vaikutus: Asiat ja kehitys, jota toiminnalla saadaan aikaan pitkällä aikavälillä. Vaikutukset tapahtuvat tulosten seurauksena.

Toimintaympäristön kartoitus: Selvitys siitä, minkälainen hankkeen tavoitteeseen liittyvä lähtötilanne on. Selvitä myös, missä toimintaa kannattaa järjestää ja kenen kanssa tehdä yhteistyötä.

Seuranta: Jatkuva tiedon kerääminen, tarkastelu ja hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä.

Arviointi: Hanketta, sen tuloksia ja vaikutuksia koskevan seurantatiedon järjestelmällinen analysointi ja tulkinta suhteessa tavoitteisiin ja odotuksiin.

Kustannusarvio/budjetti: Laskelma hankkeen tuloista ja menoista.

Mittarit: Konkreettiset ja seurattavissa olevat osoittimet, joiden avulla voidaan arvioida muutosta. Esimerkiksi tapahtumien osallistujamäärät tai tuotetun materiaalin levikki.

Riskianalyysi: Riski tarkoittaa mahdollisuutta, että tapahtuu jokin asia, joka vaikeuttaa hankkeen onnistumista. Riskianalyysissa arvioidaan hankkeen riskit ja niiden todennäköisyys sekä merkittävyys. Lopuksi määritellään keinot, joilla merkittäviin riskeihin vastataan.

Juurruttaminen: Hankkeessa kehitetyn toimintatavan tai hyvän käytännön vakiinnuttaminen.

Hankehallinnon työkaluja ja lisätietoa

Artsi-opas toiminnan arviointiin – Kuntoutussäätiö.fi

Digitaalinen Pokka-arviointityökalu – Kukunori.fi