Hankkeet

Hanketyö ei ole yhdistyksen perustoimintaa vaan uusi projekti, jonka tavoitteena on aikaansaada muutos joko kotimaassa tai ulkomailla. Se on prosessi, jolla on selkeästi määritelty alku ja loppu sekä määrätietoisesti asetetut tavoitteet. Yleensä hankkeiden maksimipituus on noin neljä vuotta. Hankkeen toteutus vaatii yleensä ulkoista rahoitusta ja yleistieto rahoittajakentästä on hyvä olla hallussa jo ideointivaiheesta lähtien. Rahoittajat tarjoavat avustuksia hyvin erilaiseen toimintaan, minkä lisäksi hakuajat ja rahoitusten suuruus vaihtelevat merkittävästi. Tieto rahoittajista tukee myös ideointia, koska se antaa tietoa, millainen hanke olisi mahdollista toteuttaa.

Hankkeen suunnittelun vaiheet

Hankkeen ideointi ja suunnittelu. Koska hankkeen tavoitteena on muutos, tulee hankkeen idean vastata muutostarpeeseen. Ensimmäinen vaihe on löytää tarve sekä idea, jonka avulla muutos on mahdollinen. Ideointiin kuuluu olennaisena osana myös toimintaympäristön kartoitus sekä kohderyhmän – eli toiminnan hyödynsaajien – hahmottelu. Ideoinnin jälkeen aloitetaan hankkeen suunnittelu, joka kannattaa toteuttaa kohderyhmän, yhteistyökumppanien ja yhdistyksen työntekijöiden yhteisenä projektina. Hankesuunnitelma kertoo hankkeesta oleelliset tiedot ja vastaa kysymyksiin:

  • Miksi?
  • Kenelle?
  • Mitä tavoitellaan?
  • Miten?
  • Mitä sitten?
  • Millä resursseilla?
  • Miten mitataan?

Hankkeen suunnittelun aikana laaditaan myös tarkka ja yksityiskohtainen budjetti eli tulo- ja menoarvio hankkeen kuluista. Budjetin ja hankesuunnitelman tulee vastata toisiaan. Suunnitteluvaiheessa kannattaa myös kartoittaa rahoittajavaihtoehdot. Rahoittajien toimintatavat vaihtelevat suuresti, mistä johtuen seuraavat asiat on hyvä selvittää:

  • Millaisia rajoituksia ja vaatimuksia rahoittaja on asettanut hankkeelle?
  • Vaaditaanko omarahoitusosuutta?
  • Onko järjestölle asetettu kelpoisuusvaatimuksia, esim. toiminta jollakin maantieteellisellä alueella tai toimialalla?
  • Maksaako rahoittaja tuen suunnitelman mukaisesti etukäteen vai kuitteja vastaan jälkikäteen?
  • Onko yhdistyksellä resursseja ja osaamista hallinnoida hanketta laadukkaasti?
  • Mitkä ovat hankkeen seurannan ja arvioinnin raportointivaatimukset?

Millainen on hyvä hankehakemus?

Hankehakemuksen kirjoittamiseen kannattaa varata paljon aikaa. Lisäksi rahoittajan toimintatavat on hyvä selvittää hyvissä ajoin: hakuajat sekä hakemus- ja budjettilomakkeet vaihtelevat rahoittajan mukaan. Ennen hakemuksen lähettämistä se on hyvä antaa luettavaksi vaikka työkaverille, toiselle järjestölle sekä asiaa tuntemattomalle henkilölle. Kommentit auttavat muokkaamaan hakemusta mahdollisimman selkeäksi. Hyvässä hankehakemuksessa:

  • Kohderyhmä on selkeästi määritelty ja rajattu
  • Tarve on konkreettisesti ja tiiviisti kuvattu sekä perusteltu
  • Tavoite on selkeä, mitattava ja realistinen kuvaus siitä muutoksesta, joka halutaan saavuttaa hankkeen aikana
  • Toimenpiteet ovat tarkasti määriteltyjä ja tavoitteen mukaisia
  • Hankkeen seuranta ja arviointi on suunniteltu
  • Hankkeen kannalta tarpeelliset kumppanit ovat sitoutuneet mukaan
  • Budjetti on hankkeen tavoitteisiin ja toimenpiteisiin nähden perusteltu ja kohtuullinen
  • Hankkeella on suunnitelma toiminnan jatkumisesta ja vakiinnuttamisesta sekä tulosten levittämisestä

Hankkeen toteutus – muista seuranta ja arviointi

Myönteisen rahoituspäätöksen jälkeen alkaa hankkeen toteutus. Aiemmin laadittu hankesuunnitelma toimii samalla hyvänä projektin johtamisen työkaluna. Hankkeen sisältö aikataulutetaan selkeiksi tehtäviksi. Samalla määritellään kullekin toimenpiteelle vastuuhenkilö. Aikataululle kannattaa tehdä selkeä vuosikello, jonka avulla voidaan myös seurata hankkeen etenemistä. Hankkeen toiminnasta on hyvä kertoa myös muille eli suunnitella ja toteuttaa hankkeen viestintää. Myös rahoittajilla on viestintää varten oma ohjeistuksensa.

Hankkeen säännöllinen seuranta ja arviointi ovat välttämättömiä. Ne mahdollistavat oppimisen ja kehittämisen. Myös rahoittajat velvoittavat seuraamaan hankkeen etenemistä sekä raportoimaan siitä. Hankkeen seuranta tulee aloittaa heti hankkeen alussa. Rahoittajien raportointikäytännöt ja lomakkeet eroavat toisistaan merkittävästi. Muista myös, että hankerahoitusta saa käyttää vain sovittuna ajankohtana ja ennalta määrättyyn tarkoitukseen, ei yhdistyksen muuhun toimintaan.

Hankesanasto

Tarve: Tiivis ja konkreettinen kuvaus siitä, miksi hakemaasi toimintaa tai hanketta tarvitaan kohderyhmän ja toiminta-alueen näkökulmasta. Tarve ei saa liikkua yleisellä tasolla ja sen pitää perustua hyvään lähdetietoon.

Kohderyhmä: Taho tai tahot, joille toimintaa aiotaan järjestää. Huomioi määrät ja se, kuinka monta ihmistä kohderyhmästä aiotaan tavoittaa?

Tavoite: Asiantila tai muutos, joka halutaan saavuttaa juuri tämän toiminnan avulla suhteessa esitettyyn tarpeeseen. Hyvä tavoite on mahdollista saavuttaa määrätyn aikataulun puitteissa sekä suunniteltujen toimenpiteiden avulla. Se on selkeästi määritelty, realistinen sekä mitattavissa. Luo tavoitteille käytännönläheiset mittarit, joiden avulla tavoitteen toteutumista voidaan seurata.

Tuotos: Konkreettinen asia, joka toiminnassa on tehty. Esimerkiksi opas, toimintamalli tai koulutuskiertue.

Tulos: Välittömät asiat, kehitys ja muutos, joita toiminnalla saadaan aikaiseksi. Tulosten tulee olla linjassa tavoitteiden kanssa.

Vaikutus: Asiat ja kehitys, jota toiminnalla saadaan aikaiseksi pitkällä aikavälillä. Tapahtuvat tulosten ansiosta.

Seuranta: Jatkuva tiedon kerääminen, tarkastelu ja hyödyntäminen hankkeen kannalta keskeisissä asioissa.

Arviointi: Hanketta, sen tuloksia ja vaikutuksia koskevan seurantatiedon järjestelmällinen analysointi ja tulkinta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin, odotuksiin tai muuhun vertailtavaan tietoon.

Kustannusarvio/budjetti: Laskelma hankkeen tuloista ja menoista.

Mittarit: Konkreettiset ja seurattavissa olevat osoittimet, joiden avulla voidaan arvioida muutosta. Esimerkiksi tapahtumien osallistujamäärät, tai tuotettujen julkaisujen levikki.

Riskianalyysi: Riski on asia tai tapahtuma, joka vaikeuttaa hankkeen onnistumista. Riskianalyysissa arvioidaan hankkeen riskit ja niiden todennäköisyydet sekä merkittävyys. Lopuksi merkittäviin riskeihin määritellään keinot ja toimenpiteet, joilla niihin vastataan.

Juurruttaminen: eli hankkeessa kehitetyn mallin tai hyvän käytännön vakiinnuttaminen.

Keino, prosessi, tehtävät = sisältö ja toteutus: Keinot ovat niitä konkreettisia asioita, joita tehdään tavoitteen toteutumiseksi esim. koulutus tai ryhmätoiminta. Keinot jäsenennetään prosesseiksi eli ajallisesti eteneväksi tehtäväjoukoksi, joka puolestaan aikataulutetaan yksittäisiksi tehtäviksi. Tehtävien aikataulutuksen on hyvä olla mahdollisimman selkeä.

Hankehallinnon työkaluja ja lisätietoa

Artsi-opas toiminnan arviointiin – Kuntoutussäätiö.fi

Digitaalinen Pokka-arviointityökalu – Kukunori.fi