Yhdistyksen viestintä

Yhdistysten viestintätarpeet vaihtelevat valtavasti esimerkiksi jäsenmäärästä ja kohderyhmästä riippuen. Jokaisella yhdistyksillä on kuitenkin lakisääteinen velvollisuus tiedottaa jäseniään vuosikokouksesta. Viestintä antaa ihmisille tietoa ja muokkaa heidän mielikuvaansa yhdistyksestä ja sen toiminnasta. Tehokas viestintä tekee yhdistyksen tunnetuksi sekä innostaa jäseniä ja vapaaehtoisia mukaan toimintaan. Yhdistyksen hyvä maine voi myös olla hyödyksi avustusten saamisessa.

Määrittele viestinnän tavoitteet, kohderyhmät ja kanavat

  • Arvioi rehellisesti yhdistyksen resurssit. Onko yhdistyksellänne viestintävastaava vai useita aktiiveja, jotka jakavat työtaakan? Onko yhdistyksellä varoja, joita voitte käyttää viestintään? Kuinka jaatte yhdistyksen viestintäbudjetin eri viestintätarpeita varten?

  • Selkeytä viestinnän tavoitteet. Ovatko niitä esimerkiksi tunnettuuden lisääminen, uusien jäsenten ja vapaaehtoisten tavoittaminen, keskustelun herättäminen vai kenties brändin rakentaminen uskottavana vaikuttajana ja hyvänä yhteistyökumppanina?

    Muista, että viestinnän tavoitteiden tulee kuitenkin perustua yhdistyksen ydinstrategiaan ja missioon. Esimerkiksi laaja tunnettuus tai keskustelun herättäminen eivät välttämättä ole itsessään yhdistykselle hyödyllisiä asioita. Niitä kannattaa tavoitella silloin, jos ne tukevat yhdistyksen muita tavoitteita: tunnettuuden kasvattaminen lisää todennäköisyyttä sille, että yhdistys löytää uusia jäseniä, vapaaehtoisia tai tukijoita. Keskustelun herättäminen voi olla hyödyllistä silloin, jos yhdistys haluaa esimerkiksi vaikuttaa ihmisten mielipiteisiin.

    Jos viestinnän resurssit ovat hyvin pienet, kannattaa miettiä, mikä on yhdistyksellenne strategisesti tärkein viestinnällinen tavoite, ja keskittää voimavarat siihen.

  • Määrittele ja rajaa viestinnän kohderyhmät. Kohderyhmä on joukko ihmisiä, jonka tahdotte tavoittaa viestinnällänne. Kohderyhmän valintaan vaikuttavat yhdistyksen strategiset ja viestinnälliset tavoitteet. Jos tavoitteenne on saada yhdistykselle lisää vapaaehtoisia, miettikää, minkälaiset ihmiset haluaisivat toimia yhdistyksenne päämäärän eteen.

    Myös yhdistyksen varsinainen toiminta vaikuttaa kohderyhmän valintaan. Jos yhdistys järjestää toimintaa vain tietyllä paikkakunnalla, viestinnän kohderyhmä kannattaa rajata lähialueella asuviin.

  • Mieti, millainen viestintä saisi kohderyhmäsi toimimaan tavoitteesi mukaisella tavalla. Jos tavoitteesi on uusien vapaaehtoisten saaminen ja kohderyhmä on yhdistyksesi toiminnan teemoista kiinnostuneet ihmiset, luo viestinnällä houkuttelevaa kuvaa vapaaehtoistoiminnasta ja tee mukaan lähtemisestä helppoa: jaa nykyisten vapaaehtoisten hyviä kokemuksia tai innostavia tarinoita toiminnasta järjestössänne, ja viesti selkeästi siitä, miten vapaaehtoiseksi pääsee.

  • Selvitä, mistä kohderyhmän tavoittaa ja viesti siellä, missä he ovat. Mitä viestintäkanavia he seuraavat ja millaista tietoa etsivät? Sanoma- ja aikakauslehdet, Facebook, Instagram, Twitter, verkkosivut, tapahtumat tai kohtaamispaikkojen ilmoitustaulut ovat esimerkkejä erilaisista viestintäkanavista.

     

Tee viestinnälle suunnitelma ja tartu ajankohtaisiin teemoihin

Suunnittele viestinnän sisältö ja aikataulu edellisten määrittelyjen pohjalta: Mitä ja missä viestitään? Mikä on aikataulu? Ketkä ovat viestinnän vastuuhenkilöt

Hyvä viestintä on suunnitelmallista: viesti valituilla viestintäkanavilla säännöllisesti ja pidä verkkosivut päivitettyinä. Kerro asiat lyhyesti ja selkeästi. Valitse aiheet ja viestinnän tyyli niin, että ne herättävät ihmisissä tunteita sekä innostavat toimimaan. Viestinnän sisällöissä tärkeitä ovat ihmiset, tarinat, ajankohtaisuus ja tiedon oikeellisuus. Muista tykätä, jakaa ja kommentoida myös muiden julkaisuja sosiaalisessa mediassa. Aktiiviset keskustelijat huomataan, joten osallistumalla lisäät yhdistyksesi näkyvyyttä!

Esittele myös järjestösi saavutuksia. Kuvat ja videot tekevät viestinnästä kiinnostavampaa, ja ne kertovat myös paljon yhdistyksen toiminnasta. Muista kuitenkin pyytää lupa kuvaamiseen tapahtuman osallistujilta. Viestinnässä voi hyödyntää myös kuvapankkien maksuttomia kuvia.
.

Viestinnän työkaluja ja lisätietoa

Pixabay, Pexels, Unsplash – Maksuttomat kuvapankit

Canva – Maksuton ohjelma markkinointi- ja somekuvien tekoon

Mailchimp – Maksuton ohjelma uutiskirjeen tekemiseen

Ohjeistus yhdistyksen viestintään ja markkinointiin – Jelli.fi

Blogiteksti hankeviestinnästä – Noonkollektiivi.fi