Keskellä yhdistyksen kiireistä arkea viestintä saattaa usein jäädä taka-alalle. Viestintä ei välttämättä hankesuunnitelmaa kirjoittaessa ole ensimmäisenä mielessä, vaan se huomioidaan vain, jos jää aikaa tai on painavaa sanottavaa. Käytännössä viestintä suuntautuu sekä yhdistyksen ulkopuolelle että tapahtuu sen sisällä, eikä sen merkitystä kannata aliarvioida. Tässä kirjoituksessa käydään läpi muutamia ydinasioita, joiden avulla yhdistysviestintä käy entistä ketterämmäksi. Kirjoitus perustuu Järjestöhautomon tarjoamaan viestintäkoulutukseen, jossa kouluttajana toimi Noon Kollektiivin Noora Jokinen.
Tavoitteellista viestintää
Viestintää tulee suunnitella, ja sen yhteys yhdistyksen tavoitteisiin on tärkeää huomata. Mitkä ovat teidän yhdistyksenne tavoitteet, mihin toiminnallanne tähtäätte? Viestintä tukee tavoitteiden saavuttamisessa, ja se on myös keino tehdä yhdistyksen toimintaa tunnetuksi. Viestintä on työkalu, jonka käyttöä yhdistyksen kannattaa rohkeasti harjoitella. Sitä kannattaa suunnitella sekä vuositasolla että pidemmällä tähtäimellä.
Otetaan esimerkiksi yhdistys, jonka tavoitteena on saada nuoria mukaan harrastustoimintaan. Yksinkertaisimmillaan viestintä tarkoittaa tiedottamista erilaisista harrastusmahdollisuuksista, niiden markkinointia ja niistä kertomista nuorille sekä heidän elämässään vaikuttaville aikuisille. Tämän esimerkin kohdalla viestinnän tehtävä on tavoittaa nuoria, jotta heidät saadaan kokeilemaan uutta harrastusta.
Kohderyhmää kuunnellen
Yksi olennaisimpia asioita on miettiä, millaista kohderyhmää tavoitellaan. Kohderyhmän tulee olla rajattu, sillä tarkkaan rajattu kohderyhmä auttaa viestinnän suuntaamisessa. Keitä haluatte tavoittaa, keiden olisi hyvä kuulla yhdistyksestänne? Millaisia henkilöitä kohderyhmäänne kuuluu? Mikä heitä yhdistää?
Kohderyhmän rajaamiseen liittyy olennaisesti myös viestintäkanavat ja kohderyhmään tutustuminen. Mitä viestintäkanavia tavoiteltu yleisö käyttää? Millainen heidän arkipäivänsä viestinnän kautta katsottuna on? Käyttääkö kohderyhmäsi Facebookia, vai tavoittaisiko esimerkiksi mainos ruokakaupan infotaululla heidät paremmin? Mitä tarkemmin pohditte kohderyhmää ja sen profiilia, sitä helpompi teidän on suunnitella viestintäänne. Myös viestinnän tyyli ja sävy on hyvä mukauttaa sen mukaan, keille viestitään. On eri asia tehdä sosiaalisen median julkaisu 15-vuotiaalle ja 45-vuotiaalle.
Kohderyhmää voi myös jaotella osiin. Jos tavoitteena on saada lisää nuoria harrastuksiin mukaan, ei kannata lähteä tavoittelemaan koko Suomea kerralla. Voi olla perusteltua keskittyä ensimmäisenä vuonna vaikka nuorten huoltajiin, ja seuraavana vuonna viestiä suoraan nuorille. Myös alueellista rajausta voi miettiä. Aloittaako kaupunki tai kunta kerrallaan? Näin on mahdollista tehdä suunnitelmallisempaa, tavoitteellisempaa viestintää, jossa on useampia askeleita.
Omat vahvuudet esille
Kun tavoitteet, kohderyhmä ja kanavat ovat kirkkaina mielessä, on viimeistään hyvä pysähtyä pohtimaan oman yhdistyksensä vahvuuksia. Mikä tekee teistä erityisiä, miksi työnne on merkityksellistä? Kun tunnistaa omat vahvuutensa, on niistä mahdollista kertoa myös muille. Vahvuuksien ja merkityksellisyyden kertominen kiinnostavalla tavalla tekee yhdistystä tunnetuksi ja voi innostaa uusia ihmisiä mukaan toimintaan.
Vahvuuksien esille tuomiseen liittyy myös omalle yhdistykselle sopivien viestintätapojen löytäminen. Se vie aikaa, mutta ennen pitkää on mahdollista tunnistaa toimivimpia tapoja oman kohderyhmän tavoittamisessa. Millaiset kirjoitukset ja kuvat ovat saaneet eniten reaktioita, tykkäyksiä ja kommentteja? Millä tavoin on viestitty tapahtumista, joissa on ollut eniten osallistujia? Millaista energiaa välitätte kuvissa tai markkinointiviesteissä?
On tärkeää olla tietoinen siitä, millaista kuvaa viestintänne rakentaa ja miten vahvuutenne tulevat parhaiten esille. Jossakin yhdistyksessä viestintä voi olla eläväistä, vahvasti visuaalista ja iskulauseilla kuorrutettua – toisissa taas voi olla perustellumpaa keskittyä asiallisempaan tiedotustyyliin. Tärkeintä on löytää itselle ja omalle yhdistykselle sopiva tapa viestiä.
Viestintä on inhimillistä tekemistä, joka on tekijänsä näköistä. Antakaa yhdistyksenne äänen kuulua – viestikää, viestikää, viestikää!
Janina Vesala
Assistentti, Suomen Pakolaisapu
Kirjoittaja työskentelee Suomen Pakolaisavun väestösuhdeyksikössä.