Moni ajattelee, että ulkoilmatapahtuman järjestäminen on byrokraattista ja vaatii paljon erilaisia lupia. Lupien ja ilmoitusten tekeminen on kuitenkin suhteellisen kevyttä. Lähtökohtana on, että mitä suurempi tapahtuma, sitä enemmän järjestäjällä on velvoitteita. Oheiseen listaamme on kirjattu yleisimmät ilmoitukset, joita kunnassa tarvitsee tehdä. Näiden tarve kannattaa selvittää hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Tietoa voi etsiä kunnan nettisivuilta tai kysyä asiaa kirjaamosta.
Olemme keränneet muistilistaan myös muita ulkotapahtuman kannalta olennaisia asioita, jotka kannattaa huomioida tapahtuman suunnittelussa. Onnistuneen ulkotapahtuman suunnittelu lähtee käyntiin vähintään kuukausia ennen tapahtumapäivää. Suuremman tapahtuman osalta suunnittelu kannattaa aloittaa vieläkin aikaisemmin. Tämä vähentää stressiä tapahtumajärjestämisessä, kun kaikki asiat eivät kaadu järjestäjien päälle viime hetkellä.
Pienimmät tapahtuvat, kuten pop-up -ravintolat, eivät välttämättä tarvitse lupia ollenkaan. Esimerkiksi suuremmissa kaupungeissa ravintolapäivän tapahtumia voi järjestää puistoissa ilman erillisiä ilmoituksia. Paikalliset käytännöt kuitenkin vaihtelevat tältäkin osin. Tapahtumajärjestäjän onkin tärkeää tuntea paikalliset säännöt.
-
Muista varata tapahtumapaikka
Ensimmäinen asia, josta tapahtuman järjestäjän on huolehdittava, on tapahtumapaikan tai alueen varaaminen tapahtuman käyttöön. Mikäli tapahtuma järjestetään ulkoilmassa, kuuluu yhdistyksen hallituksen tehtäviin selvittää myös alueen omistaja.
On huomioitavaa, että julkisiksi oletetut paikat saattavatkin olla yksityisessä omistuksessa. Esimerkiksi ostoskeskuksen edustan katualue voi kuulua yrityksen omistukseen, jolloin lupa alueen käyttöön on kysyttävä yrityksestä. Tapahtuman järjestäjä joutuukin usein selvittämään alueen kiinteistönjakoa Kansaisen karttapaikasta. Karttapaikasta voi asettaa päälle kiinteistörajat, joka auttaa paljon tapahtuma-aluetta määritettäessä.
-
Huolehdi meluilmoituksesta ja jätehuollosta
Tapahtumista syntyy aina jonkin verran melua ja roskaa. Paikallinen ympäristölautakunta on linjannut melusäädökset, joiden mukaan tapahtumia tulisi järjestää. On yhdistyksen hallituksen vastuulla ottaa selvää näistä säädöksistä ja toimia niiden mukaisesti. Mahdollinen meluilmoitus on tarpeellinen, jos tapahtumassa ylitetään säädetyt desibelirajat.
Melun osalta on lisäksi huomioitava naapurikiinteistöt. Niissä sijaitseviin asuntoihin ei saa kantautua melua sosiaali- ja terveysministeriön määrittämiä desibelirajoja enempää. Öisin klo 22 jälkeen meluraja on alempi, joten useimmiten ulkotapahtuma kannattaa lopettaa kymmeneltä.
Roska-astioiden mahdollisesta tarpeesta saa lisätietoa kunnan ympäristöterveydestä vastaavalta henkilöltä. Pienissä tapahtumissa pärjätään usein, mikäli alueella on kunnan järjestämiä roska-astioita. Tapahtuman järjestäjä on kuitenkin aina vastuussa tapahtuma-alueen siisteydestä, joten jätesäkkejä on syytä varata paikalle.
-
Tee tapahtumailmoitukset viranomaisille
Suuremmissa tapahtumassa tarvitaan myös järjestyksenvalvojia. Paikalliselle poliisilaitokselle tehdään tapahtumailmoitus ja sen yhteydessä määritellään järjestyksenvalvojien määrä. Poliisilaitos voi määrätä tapahtumaan lisää järjestyksenvalvojia, jos katsovat sen tarpeelliseksi. Yhdistyksen onkin hyvä kustantaa vapaaehtoisille järjestyksenvalvojan koulutus, jotta kortillisia valvojia on aina saatavilla. Mikäli yhdistys järjestää tapahtuman paikallisessa ravintolassa, on järjestyksenvalvojien asettamisen vastuu useimmiten ravintolalla.
Pelastuslaitokselle tehdään myös tapahtumailmoitus, johon liitetään mukaan tapahtuma-alueen kartta ja mahdolliset poistumistiet sekä mahdollisen ensiaputeltan ja palosammuttimien sijainti. Erityisesti suuressa, pitkään jatkuvassa tapahtumassa järjestäjän on hyvä ajatella ensiavun tarpeellisuutta. Ensiapuryhmän voi tilata esimerkiksi Punaisen Ristin paikallisosastolta.
Tapahtuman järjestäjän tehtävänä on minimoida tapahtumasta aiheutuvat järjestyshäiriöt ja saada ne hyvin hoidettua. Suuressa tapahtumassa kannattaa palkata kokeneita järjestyksenvalvojia mukaan valvontaan. Kokeneita järjestyksenvalvojia voi saada palkattua tapahtumaan esimerkiksi paikallisista voimailuseuroista.
-
Hanki tarvittavat välineet ja vapaaehtoiset
Tee hyvissä ajoin ennen tapahtumaa lista tarvittavista välineistä ja varmista niiden saatavuus tapahtumaan. Esimerkiksi ravintolatapahtumaa järjestettäessä on hyvä huomioida, että toritelttoja saa usein muilta järjestöiltä lainaan. Lisäksi on nimettävä vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on varmistaa, että teltat ovat hyvissä ajoin paikan päällä tapahtumapaikalla.
Tässä kohtaa on hyvä myös muistuttaa, että tapahtumien järjestäminen vaatii aina vapaaehtoisia ja tehtäviä on hyvä paloitella sopivan kokoisiksi. Esimerkiksi telttojen kuljetuksesta vastaavalle henkilölle ei nimetä useita muita tehtäviä.
Mitä suurempi tapahtuma, sitä enemmän tarvitaan myös palkattua henkilökuntaa. Esimerkiksi äänentoisto kannattaa tilata alan ammattilaiselta, mikäli tapahtumassa tarvitaan laadukasta äänentoistoa.
-
Muista varmistaa riittävä sähkönsaanti
Merkittävä kompastuskivi tapahtumissa on, ettei järjestäjä ole huomioinut sähkölaitteiden tarvitsemaa virran määrää. Esimerkiksi kaksi keittolevyä täydellä teholla vie jo yhden pistorasian (12 ampeeria) verran sähköä. Jos rasiaa kuormittaa liikaa, on tuloksena sähkökatkos tapahtumassa. Suuri äänentoisto tarvitsee usein myös paljon virtaa ja suurempia virtamääriä kuin perussähkölaitteet.
Tapahtumaa suunnitellessa onkin hyvä arvioida kuinka paljon sähkölaitteita tapahtuma-alueelle tulee ja laskea sen perusteella tarvittavien pistorasioiden määrä. Lisäksi on hyvä varata hieman ylimääräistä kapasiteettia. Ruokamyyjille kannattaa tiedottaa myös, mikä on sähkölaitteiden raja, sillä monesti he käyttävät paljon sähkölaitteita.
Yksi osa sähkön varmistamista on selvittää kuinka paljon sähköjohtoja tarvitaan. On tärkeää huomioida myös se, että johdot kestävät käytetyn virran määrän. Halvat jatkojohdot tuskin sopivat tapahtumakäyttöön ja vaarana on johtojen ylikuumeneminen ja mahdollinen tulipalo.
-
Vakuuta tapahtuma ja vapaaehtoiset
Mitä suurempi tapahtuma, sitä enemmän on riskejä, vaikka tapahtuma olisikin järjestetty asianmukaisesti. Tapahtumajärjestäjän vakuutukset ovat edullinen keino välttyä onnettomuuden tai epäonnen aiheuttamalta taloudelliselta riskiltä. On myös hyvä muistaa, että yhdistyksen vapaaehtoisille saa edullisen vakuutuksen vakuutusyhtiöistä. Vapaaehtoisten vakuutus kattaa useimmiten koko vuoden.
-
Huolehdi Teosto-maksusta
Jos tapahtumassa esitetään musiikkia, joka ei ole Teosto-vapaata, tulee yhdistyksen maksaa korvaus myös esitettyjen kappaleiden säveltäjille. Tätä varten on olemassa Teosto, joka hoitaa tätä maksuliikennettä artisteille. Teostolla on erilaisia maksuja riippuen tapahtuman koosta ja siitä, esitetäänkö musiikkia taustamusiikkina vai esimerkiksi ohjelmana lavalla.
Sopivan Teosto-luvan tapahtumaan voit hankkia Teoston nettisivuilta.
-
Muista hakea avustuksia
Moni kaupunki ja kunta tarjoaa avustuksia tapahtumajärjestäjille sekä pieniin että suuriin tapahtumiin. Lisäksi esimerkiksi paikallinen Taiteen edistämiskeskus jakaa avustuksia tapahtumiin maakunnissa. Ennen avustuksien hakemista on hyvä tehdä perusteellinen suunnitelma tapahtumaan ja miettiä blogissa mainittuja edellisiä kohtia. Esimerkiksi budjettiin tarkkaan lasketut kustannukset tekevät hakemuksesta huomattavasti uskottavamman.