Miten onnistua hankkeen seurannassa ja arvioinnissa?

Miten onnistua hankkeen seurannassa ja arvinoinnissa? Kuvassa kouluttaja neuvoo kahta koulutettavaa

Järjestöhautomo haastatteli STEAlla suunnittelijana toiminutta Jaakko Niemistä seurannan ja arvioinnin toteuttamisesta ja sen haasteista. Lue kirjoituksesta Jaakon näkökulmat sekä vinkit onnistuneeseen raportointiin!

Hankkeen onnistunut seuranta ja arviointi perustuu kattavasti ja tarkoituksenmukaisesti kerättyyn tietoon. Arviointilomakkeet ovat hyvin erilaisia ja ohjeet on hyvä lukea perusteellisesti etukäteen – näin vastauksista saa johdonmukaisia ja ne vastaavat selkeästi lomakkeen kysymyksiin. Toiminnasta kertovaa tietoa tulisi kerätä kaikilta toiminnan kannalta tärkeiltä tahoilta, esimerkiksi kohderyhmältä sekä yhteistyökumppaneilta.
 
Hankkeen tavoitteet toimivat seurannan ja arvioinnin pohjana. Pohjimmainen kysymys kuuluukin: miten muutosta mitataan? -Jaakko Nieminen
 
Seurannassa ja arvioinnissa on tärkeää dokumentoida tieto selkeästi. Selkeistä dokumenteista käy ilmi: mitä ja miten on tehty? Millaisia menetelmiä tiedonkeruussa on käytetty – onko tieto esimerkiksi kerätty haastattelemalla vai kyselykaavioilla? Millaisia asioita on kysytty? Kuinka monta vastausta kyselyyn on saatu?
 

Seurannan ja arvioinnin yleisimmät virheet

Jaakon mukaan seuranta ja arviointi saattaa helposti unohtua kiireiden keskellä. Tällaisessa tapauksessa seurantatieto ei ole säännönmukaista. Tämä vaikeuttaa arviointia, koska siitä ei käy selville, missä vaiheessa muutosprosessia mennään. Lisäksi seurannan ja arvioinnin raportit saattavat olla usein yllättävän niukkasanaisia. Jaakko ohjeistaa yhdistyksiä kirjoittamaan prosessia auki mieluummin enemmän kuin vähemmän. Yleensä prosessi on näin selkeämpi kaikille ja asiaa tuntematon henkilö ymmärtää helposti, mitä seurantaprosessissa on tehty.
 
Hyvä seuranta ja arviointi kirjataan auki niin, että teksti on helposti ymmärrettävä hankkeen ulkopuoliselle henkilölle. Jaakon mukaan tärkeintä on, että esille tulee hankkeen kannalta oleelliset tiedot. STEA ymmärtää, ettei suomi ole kaikkien äidinkieli ja monikulttuurikentällä toimivat järjestöt on otettu huomioon. Tärkeintä tekstissä on se, että sen ymmärrettävää ja selkeää. Hyvän tekstin tuottamiseen kannattaakin varata tarpeeksi aikaa.
 

Jaakon viisi vinkkiä seurantaan ja arviointiin:

1. Anna täyttämäsi lomake luettavaksi ulkopuoliselle henkilölle. Tämä on hyvä tapa tarkastaa, onko teksti ymmärrettävää.
 
2. Piirrä kokonaisuus paperille. Piirrä esimerkiksi aikajana, jossa on tavoitteet, miten tietoa kerätään, mittarit, kohderyhmä, tieto, miten sitä käytetään. Piirroksen avulla saat muutoksesta selkeän kokonaiskuvan.
 
3. Kriittisyys omaa toimintaa kohtaan on positiivista! Jos joku asia ei ole mennyt putkeen, siitä kannattaa kertoa mahdollisimman avoimesti myös rahoittajalle.
 
4. Aseta tavoitteita mieluummin vähemmän kuin enemmän.
 
5. Suuren tavoitteen voi jakaa useiksi pienemmiksi tavoitteiksi. Välitavoitteet auttavat katsomaan oman toiminnan suuntaa ja näin arvioinnista tulee osa päivittäistä työtä.
 

Miten seuranta- ja arviointitietoja kannattaa hyödyntää?

Jaakko muistuttaa, että ei ole yhtä oikeaa tapaa tehdä hankkeen seurantaa. Jokaisen hankkeen päämäärät ja kohderyhmät ovat erilaisia. ”Haastattelut ovat aivan yhtä hyviä kuin SWOT-analyysit. Eräs yhdistys mittasi kohderyhmän tyytyväisyyttä värikartan avulla”, muistelee Jaakko. Seuranta ja arviointi kannattaakin toteuttaa niin, että mittareita ja menetelmiä ohjaavat kohderyhmän tarpeet. Jaakko kuitenkin kannustaa järjestöjä innovatiivisuuteen sekä kokeilemaan uusia keinoja tiedon keräämiseen. Monipuoliset tavat tekevät arvioinnista myös mielenkiintoisempaa.
 
Jaakko myös muistuttaa, että STEAlta tulleet palautteet kannattaa lukea huolellisesti. Arvioinnit tehdään siksi, että yhdistyksen oma toiminta kehittyisi. Parhaimmillaan seuranta ja arviointi antavat yhdistykselle kattavan kuvan toiminnasta sekä määrittävät askelmerkit oman työn kehittämiseen ja suunnitteluun. Tärkeää tietoa on se, miten kerättyä tietoa hyödynnetään ja mitä yhdistyksessä kehitetään.
 
Jaakko korostaa, että STEA auttaa mielellään, jos joku asia on epäselvä. Palautetta kannattaa kysyä hyvissä ajoin ja selkeästi paras ajankohta on ottaa yhteyttä hakuaikojen välillä. Asiantuntijoiden on vaikea kommentoida siinä vaiheessa, kun hakemukset on jo lähetetty.
 
Järjestöhautomo tekee läheistä yhteistyötä STEA:n kanssa ja auttaa monikulttuurikentän yhdistyksiä seurannan ja arvioinnin kehittämisessä. Toukokuulle suunniteltu arvioinnin työpaja on toistaiseksi peruttu koronavirusepidemian vuoksi ja järjestetään näillä näkymin syksyllä. Lue lisää seurannasta ja arvioinnista STEA:n verkkosivuilta.