Onko yhdistyksesi sisäinen valvonta riittävällä tasolla?

Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia toimenpiteitä, joilla pyritään takaamaan organisaation varallisuus, lakisääteinen taloudenhoito sekä riittävät tiedot taloudesta ja toiminnasta. Tilintarkastuksen kurssilla olen miettinyt, että moni yritysten valvonnassa käytetty malli sopisi hyvin myös yhdistyskentälle. Erityisesti tapauksissa, joissa järjestössä on käytössä erilaisia avustus- ja hankerahoituksia.

Työkaverin tai toisen vapaaehtoisen ilmiantaminen tuntuu hankalalta, vaikka kyseessä saattaisi olla merkittäviä väärinkäytöksiä tai vahingossa tehtyjä asioita. Yhdistyksessä tulisikin miettiä kanavaa, jolla epäasiallisesta tai taloudellisesta väärinkäytöksestä voisi tehdä ilmoituksen anonyymisti. Vuonna 2019 otettiin käyttöön Whistleblowing-direktiivi, jonka mukaan yli 50 hengen yrityksissä tulee olla kanava rikkeistä raportoinnin ja väärinkäytösten paljastamiseen.

Tällaisen ilmiantokanavan käyttöönotto vaatii myös vapaaehtoisten ja työntekijöiden kouluttamista. Kanavan tarkoituksena kun ei ole se, että aletaan ilmiantamaan vaikkapa tiskien tiskaamatta jättämisestä.

Suomessa uutisoidaan vuosittain yhdistyksistä, joissa luottamushenkilö tai työntekijä on toteuttanut petoksen eli vienyt rahaa laittomasti yhdistyksen tililtä. Sisäisen valvonnan maailmassa tämä tunnistetaan riskiksi esimerkiksi silloin, jos työntekijät eivät tunne lojaalisuutta yritystä kohtaan. Samalla tavalla voidaan ajatella, että petoksen riski kasvaa yhdistyksessä, jossa vastaava henkilö on jostain syystä epämotivoitunut. Tällöin tekijä selittää petoksen itselleen tavalla, jossa syynä on itse yhdistys. Yksi mahdollinen syy petoksen toteuttamiseen voi olla myös, että henkilöllä on maksamattomia velkoja tai vaikkapa uhkapeliongelma. Luottamushenkilöiden maksuhäiriömerkintöjen selvittäminen on yksi tapa selvittää tätä riskiä.

Taloudellisten väärinkäytösten ja virheiden estämiseen on olemassa tietysti myös teknisiä toimenpiteitä. Aivan perusrutiinia järjestöissä tulisi olla se, että suurempia laskuja ja tilisiirtoja ei hoideta yhden henkilön toimesta, vaan mukana on aina myös toinen henkilö hyväksymässä siirrot. Sisäisen valvonnan kannattaisi esimerkiksi varmistaa, että kaikki oleelliset kustannukset on varmasti merkitty oikeaan kustannuspaikkaan ja kirjattu oikein. Tämä onnistuu helpoimmin automatisoimalla taloushallintoa ja sillä, että asia ei ole yhden henkilön vastuulla. Sanomattakin on selvää, että vastuuhenkilöillä tulee olla myös riittävä osaamistaso talousasioiden hoitoon.

Sisäisenkin valvonnan osalta tulee miettiä myös sitä, miten paljon siihen on järkevää resursoida aikaa ja rahaa. Lähtökohtaisesti mitä suurempi järjestö ja liikevaihto, sen enemmän tulisi myös sisäistä valvontaa harjoittaa. Yksi tarpeellinen resurssi pienellekin järjestölle on talousohjesääntö ja sen sisältöjen kouluttaminen vastuuhenkilöille. Tällöin jokainen tunnistaa ne perustoimenpiteet, joilla kuitit, laskut ja kulukorvaukset merkitään oikein.

Yrityksissä on viime vuosina edistetty sisäistä valvontaa monella tapaa. Tehkäämme siis samaa enemmän myös yhdistyksissä!

 

Tuomas Rinne
Järjestöasiantuntija

Kirjoittaja työskentelee Suomen Pakolaisavun Järjestöhautomossa, jossa hän kouluttaa ja konsultoi järjestöjä mm. taloushallinnon hoitamisessa ja kirjanpidossa.