Vapaaehtoisten innostaminen ja sitouttaminen yhdistystoimintaan

Kolme iloista henkilöä pöydän ääressä

Mitä vapaaehtoistyö tarkoittaa teidän yhdistyksessänne? Toimiiko yhdistys täysin vapaaehtoisvoimin? Vai rekrytoitteko yksittäisiin hankkeisiin tai tapahtumiin vapaaehtoistyöntekijöitä avuksi? Mitä vapaaehtoisuudella oikeastaan tarkoitetaan?

Vapaaehtoistyön luonne riippuu pitkälti siitä, millainen yhdistys on kyseessä, ja millaista yhdistystoimintaa teillä on. Ennen kuin ryhdytään rekrytoimaan uusia vapaaehtoisia mukaan toimintaan, tulee yhdistyksen sisällä selkiyttää roolit ja vastuualueet. Mihin tehtäviin vapaaehtoisia tarvitaan, mitä heiltä odotetaan? Miten uusien vapaaehtoisten rooli eroaa jo yhdistyksessä mukana olevista? Lisäksi on hyvä sopia, kuka yhdistyksessä on ensisijaisesti vastuussa vapaaehtoistoiminnasta ja vapaaehtoisista.

Suuremmissa yhdistyksissä vapaaehtoistoiminta on yleensä tarkoin koordinoitua, ja sille on määritetty yksi tai useampi vastuuhenkilö. Pienemmissä yhdistyksissä sen sijaan vapaaehtoistoiminta saattaa koskettaa kaikkia yhdistyksessä mukana olevia, eikä se rajaudu yhtä tarkasti kuin isommissa organisaatioissa. Oli vapaaehtoisten rooli yhdistyksessä mikä tahansa, heitä on tärkeää motivoida ja tukea, kannustaa ja muistuttaa heidän panoksensa tärkeydestä. Tässä kirjoituksessa kerrotaan, miten yhdistys saa innostettua ja sitoutettua vapaaehtoisia mukaan toimintaansa onnistuneesti.

Rajaa selkeästi vapaaehtoisten roolit ja velvollisuudet

Vapaaehtoisille on tärkeä rajata heidän tehtävänsä ja roolinsa selkeästi. Käykää yhdessä läpi, mitä vapaaehtoisten tehtäviin kuuluu ja mitä heiltä odotetaan. Jos esimerkiksi tehdään haavoittuvassa asemassa olevien ihmisten kanssa töitä, yksilöiden tarpeet voivat ylittää vapaaehtoisten osaamisen tai ajankäytön rajat. Näihin tapauksiin on hyvä varautua etukäteen ja tarjota vapaaehtoisille selkeät, kirjalliset ohjeet, joissa heidän tehtävänsä ja velvollisuutensa on lueteltu tarkasti. Epäselvien tilanteiden sattuessa kohdalle vapaaehtoinen pystyy helposti tarkistamaan joko ohjeistuksesta tai suoraa yhdistykseltä, kuuluuko jokin pyyntö hänen vastuulleen, vai onko se syytä ohjata toisaalle.

Vapaaehtoinen on nimensä mukaisesti mukana toiminnassa omasta vapaasta tahdostaan. Tämä tarkoittaa, ettei hänellä saa teettää työntekijöille kuuluvia töitä. Vastuualueiden rajaaminen järjestön sisällä on syytä tehdä huolellisesti ja asianmukaisesti. Jos vapaaehtoisten tehtävissä ei toisin sanota, ei heidän tarvitse ottaa kantaa sisäisiin asioihin, eikä sitä voi heiltä vaatia. Vapaaehtoisten on saatava osallistua toimintaan voimavarojensa puitteissa. Toimintaan on tietysti sitouduttava, mutta vapaaehtoistyön tulisi olla matalalla kynnyksellä tehtävää ja antoisaa, eikä se saa viedä liikaa aikaa.

Myös vapaaehtoisella on vastuunsa. Kaikki ei välttämättä suju esimerkiksi vapaaehtoistehtävien aikana, niihin valmistauduttaessa tai jälkiraportoinnissa. Tällöin on tärkeää kertoa rohkeasti, mitä asioita voisi parantaa. Myös kiitokset ja onnistumiset on hyvä huomioida ja muistaa mainita, jotta niistä osataan pitää kiinni.

Vapaaehtoistoiminnan koordinointi on vuorovaikutusta

Vapaaehtoistoiminnan järjestäjällä on iso vaikutus siihen, kuinka kuormittavaksi tai antoisaksi vapaaehtoinen kokee oman osallistumisensa. Oletko tarpeeksi läsnä vapaaehtoisten kanssa? Oletko yhteydessä heihin, tarjoatko apuasi tai kuunteletko heidän huoliaan? Vapaaehtoistyötä koordinoivan yhdistyksen on hyvä pitää säännöllisesti yhteyttä vapaaehtoisiin, jotka ovat toiminnassa mukana. Merkitse itsellesi kalenteriin vaikka kuukausittainen ajankohta, jolloin soittelet tai olet muulla tavoin yhteydessä heihin. Tästä on tietysti tärkeää ilmoittaa vapaaehtoisille etukäteen, ettei yhteydenotto satu hankalaan ajankohtaan. Kerro myös vapaaehtoisille, minä aikoina olet tavoitettavissa.

Vapaaehtoisiin tutustuminen on kaikkien etu. Millaisia ihmisiä tekee vapaaehtoistyötä yhdistyksessänne? Usein vapaaehtoiset ovat aktiivisia ja monessa mukana. Harva on osallisena pelkästään vapaaehtoistoiminnassa; kaikilla on oma arkensa, taustansa ja osaamisensa yllättävilläkin aloilla. Avoin kommunikointi ja ennakkoluuloton lähestymistapa on avainasemassa, kun järjestö rekrytoi uusia vapaaehtoisia ja pyrkii sitouttamaan jo toiminnassaan mukana olevia.

Vapaaehtoistyössä tuella on merkitystä. Kattava perehdytyskoulutus takaa asiansa osaavat vapaaehtoiset. Säännöllisin väliajoin on hyvä tarjota lisäkoulutuksia, vinkata sopivista webinaareista tai ilmaiskoulutuksista, joilla vapaaehtoiset voivat vahvistaa aiempaa osaamistaan sekä oppia uutta.

On hyvä idea kerätä raportteja ja seurata vapaaehtoistyötä, sen tavoittavuutta, onnistumisia sekä kehityskohtia. Isoin merkitys tässä on vapaaehtoisen jakamilla kokemuksilla: kannusta vapaaehtoisia kertomaan ajatuksiaan ja kuuntele heidän näkemyksiään. Vapaaehtoisilla on varmasti paljon sanottavaa, mikä on ehdoton valttikortti yhdistykselle, joka on valmis kuuntelemaan.

Ylläpidä intoa ja kannusta eteenpäin

Käytännön tasolla on tärkeää ottaa vapaaehtoiset mukaan heidän tehtäviensä kehittämistyöhön ja järjestön toimintaan. Vapaaehtoistyön parasta antia on toimiva yhteisö ja alusta osallistumiselle. Kokonaisuudesta vastaa joku muu kuin vapaaehtoinen itse, hän sen sijaan lahjoittaa arvokasta aikaansa ja osaamistaan tärkeään työhön. Muista ylläpitää vapaaehtoisten intoa ja kannusta heitä eteenpäin.

Kiitä. Muista kiittää vapaaehtoisia heidän tekemästään työstä ja näyttää arvostuksesi riittävän usein. Monissa järjestöissä niin sanottu kenttätyö tehdään usein vapaaehtoisten toimesta, mikä kertoo heidän työnsä tärkeydestä ja merkityksestä paljon.

Ole yhteydessä. Ole matalalla kynnyksellä yhteydessä vapaaehtoisiin. Sopikaa yhdessä yhteydenpidolle sopiva kanava, joka sopii kaikille. Palvelisiko kahdenkeskiset puhelut, yhdessä ulkoilu, kuukausittaiset Skypet porukalla, Whatsapp-ryhmässä viestittely tai iltapäiväkahvit Teamsissa vapaaehtoisporukan kokoontumisia parhaiten? Vaihtoehtoja on lukemattomia. Kullekin vapaaehtoisporukalle löytyy varmasti omannäköisensä yhteydenpitotapa, jonka kautta jokainen uskaltaa olla rohkeasti yhteydessä.

Panosta yhteishenkeen. Vapaaehtoistyö on usein yhteisöllistä toimintaa, jossa muiden vapaaehtoisten vertaistuella ja -kokemuksilla on suuri merkitys. Parhaimmillaan vapaaehtoisporukka on tiivis yhteisö, jossa toisiin voidaan tukeutua ja heistä saadaan voimaa. Yhdistys voi omalta osaltaan vahvistaa yhteishenkeä tarjoamalla yhteisiä hetkiä sekä mahdollisuuksia vapaaehtoistyön tekemiseen yhdessä. Monelle vapaaehtoiselle toimiva yhteistyö muiden kanssa on motiivi jatkaa toimintaa kaudesta toiseen.

Piristä. Virkistävää vaihtelua arkeen saa pienillä teoilla – oli kyseessä sitten spontaanisti ideoitu kokoontumismahdollisuus tai puolivuosittain pidettävät kauden päättäjäiset. Luovuutta ei tässä kannata rajoittaa. Kannattaa myös kysyä suoraan vapaaehtoisilta, millaista kiitosta ja piristystä he kaipaisivat tehtäviensä lomassa. Piristävät hetket ja eleet vapaaehtoistyön ohessa motivoivat vapaaehtoisia jatkamaan ja kannustavat heitä eteenpäin.

Janina Vesala, harjoittelija

Kirjoittaja on korkeakouluharjoittelijana Suomen Pakolaisavun Järjestöhautomossa, jossa hän hoitaa erilaisia viestinnän ja kehittämistyön tehtäviä.

P.S. Huomaathan kirjoituksen aiheeseen liittyvän koulutuksen ‘Vapaaehtoiset yhdistystoiminnassa’ 31.8.2021 klo 9.30–11.00. Ilmoittautuminen verkkokoulutukseen on jo auki, varaa paikkasi nyt!