Viisi vinkkiä yhdistyksen hankehakemukseen

Kuusi ihmistä istuu pöydän ääressä ja keskustelee. Pöydällä on kannettavia tietokoneita.

Yhdistysten rahoitus on muutoksessa ja institutionaalisia rahoituksia on jatkossa entistä vaikeampi saada. Tästä syystä laadukkaan hankehakemuksen rooli korostuukin tulevaisuudessa entisestään. Tästä blogitekstistä löydät viisi vinkkiämme onnistuneeseen hankehakemukseen.

1) Tunnista tarve ja tutki sitä syvemmin

Ensimmäinen asia hankehakemuksen laatimisessa on tarpeen tunnistaminen: mikä on se ongelma, johon hanke tarjoaa ratkaisun? Tarve on tiivis ja konkreettinen kuvaus siitä, miksi hanketta tarvitaan kohderyhmän ja toiminta-alueen näkökulmasta.

Järjestönä te tunnette parhaiten kohderyhmänne sekä toimintaympäristön. Huomioikaa kuitenkin, että tarve ei saa jäädä liian yleiselle tasolle tai kertoa vain teidän näkemyksenne asiasta. Tutkikaa siis tarvetta syvemmin: mitä muita tietoja löydätte siihen liittyen, mitä tutkimukset tai tilastot kertovat entä onko aiheesta kirjoitettu tutkimuksia? Hankehakemuksen tarve-osiossa on myös hyvä konkretisoida rahoittajalle, mitä tapahtuu mikäli kyseistä hanketta ei päästäkään toteuttamaan? Näin kirkastatte hankkeen laajempaa yhteiskunnallista merkitystä.

Tarpeen hahmottuessa hankeideaksi kannattaa kartoittaa eri rahoittajia: kuka rahoittaa havaitsemanne ongelman ratkaisua? Suosittelemme tutustumaan Järjestöhautomon rahoitushakujen vuosikelloon (linkki avautuu uudelle sivulle), johon olemme koonneet kohderyhmämme järjestöille hyvin soveltuvia rahoituksia.

2) Työstä hankkeelle vaikutusketju

Hankkeella pyritään muutokseen eli toisin sanoen tavoitteena on ratkaista se ongelma, joka alussa havaittiin. Jotta muutokseen päästään ja myös rahoittaja ymmärtää, mitä avustuksella tullaan saamaan aikaan, on hankkeelle luotava vaikutusketju.

Vaikutusketjun taustalla on muutoksen teoria eli kun teemme asian x, tapahtuu asia y. Hankemaailmassa kaava on yksinkertaistettuna seuraavanlainen: tarve – tavoite – toiminta – tuotokset – tulokset – vaikutukset. Hankkeelle on tärkeää määrittää tavoite tai tavoitteet eli määritellä se muutos, johon toiminnalla pyritään. Hankkeen rakennetta yksinkertaistaa se, että jokaisen tavoitteen alle kirjataan toiminta, jolla kyseiseen tavoitteeseen päästään. Jotta voidaan kertoa millainen muutos toiminnalla saatiin aikaan on tärkeää jo hakemusvaiheessa kirjata kunkin tavoitteen tuotokset ja tulokset, joihin hankkeen aikana ollaan pyrkimässä. Näillä tulee myös tässä vaiheessa määritellä mittarit. Hankkeella aikaansaadut vaikutukset tapahtuvat puolestaan pidemmällä aikavälillä ja niihin vaikuttavat myös muut kuin hankkeen toimenpiteet.

Rahoittajien hakemuspohjat vaihtelevat, joten heti alkuvaiheessa kannattaa tutustua niihin syvällisesti. Vaikutusketjun työstämisessä auttaa Järjestöhautomon Tulospolku-työkalu (linkki avautuu uudelle sivulle).

3) Tee konkreettinen toimintasuunnitelma

Vaikutusketjun toiminta-osioon kirjataan mahdollisimman konkreettisesti se, mitä, milloin ja minkä verran hankkeessa tullaan asioita tekemään. Pidä huolta, että asiat joita aiotaan tehdä ovat sellaisia, jotka auttavat asetetun tavoitteen toteutumisessa.

Tee realistinen aikataulu hankkeen etenemisestä koko hankkeen ajalle. Ota huomioon myös esimerkiksi suunnitteluun tai kohderyhmän tavoittamiseen tarvittava aika sekä erilaiset hallinnolliset tehtävät, kuten rekrytointi, toimitilojen vuokraus ja seurannan, arvioinnin ja raportoinnin toteuttaminen. Näin saat konkreettisen kuvan kuinka monta tapahtumaa, koulutusta tai ryhmäkertaa hankkeen aikana ehditään toteuttaa, ja mahdollisimman tarkan kuvan hankkeen kuluista budjetin suunnittelua varten.

Rahoitusta saatuanne kannattaa hyödyntää erilaisia sähköisiä vuosikello ja projektinhallinnan työkaluja (linkki avautuu uudelle sivulle).

4) Muista realistinen budjetti

Hankesuunnitelman ja budjetin tulee vastata toisiaan. Muista budjettia tehdessäsi sekä realistisuus että kustannustehokkuus: pystytäänhän haetulla avustussummalla toteuttamaan suunnitellut asiat ja toisaalta eihän aiottuja toimenpiteitä ole liian vähän suhteessa avustussummaan? Budjettia laatiessasi hyödynnä aiempaa tietoa toteutuneista kustannuksista hankkeissa. Listaa tarkasti kaikki tulot ja kulut – huomioi, että hankkeissa niiden tulee olla yhtä suuret. Tarkista onko rahoituksessa omarahoitusosuutta tai miten yleiskulut budjetoidaan. Rahoittajien vaatimukset budjetointiin liittyen vaihtelevat, joten tarkasta ne huolellisesti hyvissä ajoin.

5) Laadi seurannan ja arvioinnin käytännön toteutuksen suunnitelma

Hankkeen vaikutusketjussa määritellään hankkeen tuotokset, tulokset ja mittarit. Jo hakemusvaiheessa on tärkeää miettiä, että miten käytännössä seurantaa ja arviointia aiotaan tehdä. Olennaista onkin huomioida jo hakuvaiheessa, että kaikkea sitä mitä hakemukseen kirjataan tulee myös hankkeen aikana seurata. Näin ollen mieti mittarit ja tuotos- sekä tulosodotteet tarkkaan – älä rönsyile vaan panosta muutamaan hyvään mittariin, jotka kertovat aidosti muutoksesta. Kirjaa ylös: keneltä (kohderyhmä, sidosryhmät vai henkilöstö…), miten (palautelomake, havainnointi, testi…), milloin ja mitä kysyen tieto oikeasti saadaan. On myös hyvä määritellä minne kerätty tieto tallennetaan ja milloin sekä miten sitä käydään läpi eli arvioidaan.

+ Extravinkki

Hankehakemuksia kannattaa työstää yhdessä järjestössä, sillä parhaat hankehakemukset ovat harvoin yhden henkilön tekemiä. Koulutusten ja valmennusten lisäksi Järjestöhautomo tarjoaa neuvontaa hankehakemuksien työstämiseen liittyen.

Johanna Luukkonen, järjestöasiantuntija

Kirjoittaja työskentelee Suomen Pakolaisavun Järjestöhautomossa, jossa hän kouluttaa ja konsultoi järjestöjä hankehallintoon ja kehittämiseen liittyen. Ota yhteyttä! (linkki avautuu uudelle sivulle)