Yhdistyksen toiminta pandemian aikana

Kannettava tietokone ja älypuhelin, jonka näytöllä Zoom-sovelluksen sivu.

Koronaepidemia aiheuttaa muutoksia yhdistyksen toimintaan ja käytäntöihin, mutta se on myös mahdollisuus kokeilla uusia asioita ja toimia tehokkaammin. Tässä asiantuntijoidemme kootut vinkit yhdistystoimintaan koronaepidemian aikana.

Sääntömääräiset kokoukset pandemian aikana

Viranomaisten ohjeiden mukaan joukkotapahtumia ei pidä järjestää, minkä vuoksi suurin osa yhdistyksistä on siirtänyt vuosi- tai kevätkokouksensa pandemian jälkeiseen ajankohtaan. Jotkin yhdistykset järjestävät kokouksensa etänä. Kun yhdistyksen luottamushenkilöt päättävät kokousten järjestämisestä, on hyvä huomioida seuraavat asiat:

  1. Tarkistakaa yhdistyksen säännöt: miten ja milloin kokous tulisi sääntöjen mukaan järjestää? .
  2. Hallitus voi myös päättää vuosikokouksen siirtämisestä poikkeuslain perusteella. Myöhässä pidetty kokous on laillinen ja päätösvaltainen, kun se on sääntöjen mukaan koollekutsuttu.
  3. Yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset tulee pitää jossakin fyysisessä paikassa. Täysin sähköisesti yhdistyksen kokouksia ei voida pitää, vaikka sääntöjen mukaan kokouksiin olisi mahdollista osallistua sähköisesti.
  4. Vaikka yhdistyksen säännöt sallivat sääntömääräisen kokouksen järjestämisen etäyhteyksillä, kokousta ei kannata järjestää etänä, mikäli yhdistyksen jäsenillä ei ole tarvittavia välineitä kokoukseen osallistumiseen.
  5. Päätöksenteko etävuosikokouksessa on haasteellista, sillä äänestystilanteessa henkilövalinnat tehdään suljetulla lippuäänestyksellä. Kokouksen järjestäjän pitää siis mahdollistaa anonyymi äänestäminen myös etäkokouksessa. Muuten yhdistyksen jäsenten tasavertainen asema on kokoustilanteessa vaarassa.
  6. Etäosallistumisen osalta kokouskutsussa tulee olla mainittuna käytetyt etävälineet kokouksessa ja se, millä tavalla etäosallistujille jaetaan puheenvuoroja, miten mahdollinen etäosallistuminen rajoittaa osallistumista ja miten mahdollisen häiriötilanteen osalta toimitaan.
  7. Yhdistys voi tehdä päätöksiä ilman kokousta. Tällöin jokaisen jäsenen on hyväksyttävä päätös ja vahvistettava allekirjoituksellaan. Kevätkokouksen voi järjestää tällä tavalla, koska siihen ei sisälly yleensä äänestystä.
  8. Hallituksen kokousten järjestäminen eroaa yhdistyksen sääntömääräisten kokousten järjestämisestä. Hallituksen kokoukset voidaan järjestää myös etänä, mikäli se hallituksen jäsenille sopii. Lisätietoa etäkokousten järjestämiseen sopivista välineistä tältä sivulta.

Järjestöasiantuntijamme auttavat mielellään, mikäli sääntömääräisten kokousten järjestäminen korona-aikana tuntuu vaikealta. Ota rohkeasti yhteyttä!

Etätyökalut auttavat yhdistystoiminnan järjestämisessä

Suurin osa yhdistyksistä joutuu muuttamaan toimintaansa pandemian aikana. Kaikkea yhdistyksen toimintaa ei tarvitse perua, vaan se voidaan siirtää tai muuttaa etätoiminnaksi. Esimerkiksi ohjattu liikuntatunti voidaan lähettää verkon välityksellä, vertaisryhmän tai hallituksen kokouksen järjestäminen onnistuu suosittelemiemme etätyökalujen avulla. Omassa yhdistyksessä kannattaa miettiä erityisesti keinoja, joilla voidaan parantaa yhdistyksen jäsenten hyvinvointia pandemian aikana. Näitä voivat olla esimerkiksi piristävät puhelut ja erilaiset etänä järjestettävät keskustelutilaisuudet. Nyt on hyvä hetki opetella uusia yhdistystoiminnan tapoja sekä digitaalisia välineitä.

Järjestöhautomossa suosittelemme yhdistyksiä tutustumaan seuraaviin ohjelmiin, joiden avulla toimintaa on mahdollista toteuttaa verkon välityksellä. Ohjelmien peruskäyttö on ilmaista, lisäominaisuudet maksullisia.

Vapaamuotoisissa tapaamisissa myös monille arkikäytöstä tutut WhatsApp ja Messenger mahdollistavat videopuhelut pienessä ryhmässä. Mikäli puhelimitse halutaan jakaa videoita, suosittelemme WhatsAppia vastaavan Telegramin käyttöönottoa. Telegram tallentaa videot ja kuvat palvelimelle ja ei kuluta loppuun puhelimen tallennustilaa.

Etäkokouksessa suljetun lippuäänestyksen voi toteuttaa esimerkiksi seuraavilla työkaluilla:

Järjestöasiantuntijamme auttavat yhdistyksiä etätyökalujen käyttöönotossa. Kysy lisää etätyökaluista!

Pandemia vaikeuttaa yhdistyksen varainhankintaa

Koronavirus voi aiheuttaa haasteita myös yhdistyksen varainhankintaan. Yhdistyksen kannattaa nyt pohtia, miten varainhankintaa voidaan tehostaa. Käy lukemassa blogimme aiheesta.

Luotettavaa koronatietoa eri kielillä

Yhdistysten on tärkeää seurata myös viranomaisten ohjeistuksia koronaviruksesta. Seuraavien linkkien kautta pääset eri tahojen tiedotussivuille:

THL:n tiedotussivusto koronaviruksesta: https://thl.fi/fi/web/infektiotaudit-ja-rokotukset/taudit-ja-torjunta/taudit-ja-taudinaiheuttajat-a-o/koronavirus-covid-19

Valtioneuvoston usein kysytyt kysymykset: https://valtioneuvosto.fi/tietoa-koronaviruksesta/usein-kysytyt-kysymykset#ukk-osio-9

Viittomakielinen ajankohtaistiedote koronaviruksesta: https://www.hel.fi/uutiset/fi/kaupunginkanslia/huhtikuun-viittomakielisessa-ajankohtaiskoosteessa-aiheena-korona

Maksuton koronavirus-puhelinpalvelu: https://valtioneuvosto.fi/tietoa-koronaviruksesta/puhelinpalvelu-ja-chat

Kotouttamisen osaamiskeskuksen kokoama lista monikielisistä materiaaleista: https://kotouttaminen.fi/en/article/-/asset_publisher/ota-kayttoosi-monikieliset-materiaalit-koronaviruksesta
­­­