Yhdistyksen hallinto

Hyvä hallinto on kaiken yhdistystoiminnan perusta. Aatteellisen järjestön toiminnan pitää olla demokraattista, laillista, päätösvaltaista, eettisesti kestävää ja yleishyödyllistä. Yhdistyksen kaikkia jäseniä on kohdeltava tasapuolisesti eikä hallitus saa nauttia erityisistä eduista muihin jäseniin verrattuna. Ylin päätösvalta kuuluu jäsenille. Hallitus toteuttaa jäsenten tahtoa ja vastaa lakisääteisistä tehtävistä.

Jäsenet sekä luottamus- ja toimihenkilöt

Jäsen: Kaikki yhdistyksen jäsenet ovat yhdenvertaisia ja heillä on yhtäläinen oikeus osallistua yhdistyksen päätöksentekoon. Jäsenellä on oikeus saada yhdistykseltä palveluita ja samanaikaisesti heillä on oikeus olla osallistumatta mihinkään toimintaan. Jäsenet saavat tutustua yhdistyksen asiakirjoihin lukuun ottamatta hallituksen pöytäkirjoja.

Jäsenillä on oikeus olla täyttämättä yhdistyksen tekemiä sitoumuksia, koska he eivät ole vastuussa yhdistyksen vuosikokouksessa tehdyistä päätöksistä. He voivat myös kieltäytyä mistä tahansa luottamustoimesta. Jäsenet voivat saattaa oikeuden käsiteltäväksi yhdistyksen päätöksiä, jos ne ovat sääntöjen tai lain vastaisia, jäsenten yhdenvertaisuutta tai etua loukkaavia.

Puheenjohtajisto: Yhdistyksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla yli 18-vuotiaita, joiden kotipaikka on Suomessa. Yhdistyksen puheenjohtajalla ei saa olla varoja ulosotossa ja hänen pitää olla maineeltaan nuhteeton sekä täysivaltainen. Puheenjohtajan rooli on tärkeä sekä hallitustyöskentelyn että yhdistyksen julkisen kuvan kannalta. Puheenjohtaja yleensä johtaa hallituksen ja toimihenkilöiden työtä, vastaa yhdistyksen kehittämisestä ja ulkoisten suhteiden hoidosta sekä osallistuu tarpeen mukaan yhdistyksen toimintaan. Puheenjohtajan lakisääteisiä tehtäviä on yhdistyksen nimenkirjoitus (ellei säännöissä ole muuta määrätty) sekä perus- ja muutosilmoituksen allekirjoittaminen.

Sihteeri: Sihteerin vakiintuneita työtehtäviä ovat pöytäkirjojen laatiminen hallituksen kokouksissa, ilmoitukset viranomaisille ja toimintakertomuksen luonnoksen laatiminen. Sihteeri vastaa usein myös jäsenrekisterin ylläpidosta.

Taloudenhoitaja: Talouden- tai rahastonhoitaja osallistuu talouden suunnitteluun, hoitaa juoksevan taloudenpidon hallituksen ohjeiden mukaisesti sekä esittelee talousasiat hallitukselle. Pienissä yhdistyksissä taloudenhoitaja yleensä hoitaa kirjanpidon. Toiminnan kasvaessa hallitus voi nimittää ulkopuolisen kirjanpitäjän. Tässä tilanteessa taloudenhoitajan rooliin kuuluu lähinnä taloustilanteen seuranta.

Hallituksen ulkopuoliset toimihenkilöt: Hallitus voi nimittää ulkopuolisia toimijoita yhdistystoiminnan tueksi. Toimihenkilöitä nimitetään usein esimerkiksi erilaisten työryhmien vetäjiksi.

Toiminnanjohtaja tai pääsihteeri: Kaikilla yhdistyksillä ei ole toiminnanjohtajaa tai pääsihteeriä. Rooli on yleinen lähinnä ammattimaisesti toimivissa yhdistyksissä. Jos yhdistyksellä ei ole toiminnanjohtajaa tai pääsihteeriä, yhdistyksen toimintaa johtaa hallituksen puheenjohtaja.

Toiminnanjohtaja tai pääsihteeri on yhdistyksen päivittäistä toimintaa ja hallintoa johtava työntekijä, joka toimii hallituksen johdon ja valvonnan alaisena. Tästä syystä toiminnanjohtaja tai pääsihteeri ei voi toimia samanaikaisesti yhdistyksen hallituksessa. Jos toiminnanjohtaja tai pääsihteeri on palkkatyöntekijä, hallitus toimii hänen työnantajanaan ja vastaa työnantajan velvoitteista. Toimenkuvaan kuuluvista tehtävistä ja päätösvallasta sovitaan kirjallisesti esimerkiksi säännöissä, työsopimuksessa tai ohjesäännössä. Hallituksen puheenjohtajan ja johtavan toimihenkilön välinen yhteistyö ja tiedonkulku on yhdistyksen toiminnan kannalta tärkeää.

Johtava toimihenkilö antaa hallitukselle sen tehtävien suorittamisen kannalta tarpeelliset tiedot, valmistelee hallituksen kokoukset ja osallistuu kokouksiin, jollei hallitus päätä toisin. Johtavaan toimihenkilöön sovelletaan työlainsäädäntöä (esim. irtisanominen ja vastuu yhdistykselle aiheutetusta vahingosta). Yhdistyslaissa ei ole säännöksiä johtavasta toimihenkilöstä, mutta hän voi yleensä asemansa perusteella tehdä yhdistystä sitovia toimia. Yhdistyksen säännöissä määrätään usein johtavan toimihenkilön nimenkirjoitusoikeudesta.

Toiminnantarkastaja: Yhdistyksen toiminnantarkastajan tehtävänä on ensisijassa arvioida yhdistyksen hallinnon järjestämistä, kirjanpidon ja tilinpäätöksen yleistä asianmukaisuutta, johdon saamien etuuksien ja lähipiiritoimien asianmukaisuutta sekä jäsenten yhdenvertaisen kohtelun toteutumista. Yhdistyksen hallitus on vastuussa toiminnantarkastajan avustamisesta ja siitä, että toiminnantarkastaja saa nähtäväkseen yhdistyksen tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja muut dokumentit sääntöjen mukaisessa aikataulussa.

Toiminnantarkastajalla on oltava hyvä taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemus. Hänen tulee olla vapaa kertomaan mielipiteensä ulkopuolisista tekijöistä riippumatta. Tämän vuoksi toiminnantarkastajana ei voi olla yhdistyksen hallituksen jäsen tai toimihenkilö. Yhdistyksen jäsen voidaan yleensä valita toiminnantarkastajaksi. Toiminnantarkastajana ei kuitenkaan voi olla oikeushenkilö tai alaikäinen, konkurssissa oleva eikä muu toimintakelpoisuudeltaan rajoitettu henkilö.

Tilintarkastaja: Yhdistykselle on valittava tilintarkastaja, jos yhdistyksen taseen loppusumma on yli 100 000,00 EUR, kokonaistuotot ovat yli 200 000 EUR tai yhdistyksen palvelussa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä. Lisäksi yhdistys voi olla tilintarkastusvelvollinen, jos se vastaanottaa suurta rahoitusta. Kokonaistuottoihin ei lasketa yhdistyksen saamia yleisavustuksia. Jos kyseiset rajat eivät ylity, yhdistykselle valitaan ainoastaan toiminnantarkastaja eikä ammattimaista tilinpäätöstä tehdä.

Yhdistyksen päätäntävalta

Vuosikokous: Yhdistyksen sääntömääräinen vuosikokous käyttää yhdistyksessä ylintä päätäntävaltaa. Jäsenistö on kutsuttava paikalle sääntöjen määrittämän aikataulun mukaan, esimerkiksi kaksi viikkoa ennen kokouspäivämäärää. Yhdistyksen jäsenet eivät kuitenkaan ole yhdistykselle vastuussa tekemistään päätöksistä. Sääntömääräisiä kokouksia voi pitää vuodessa joko yhden tai kaksi.

Jos kokouksia pidetään yksi, käsitellään samassa kokouksessa yhdistyksen toimintasuunnitelma ja budjetti sekä edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös. Jos dokumentit hyväksytään, edellisen vuoden hallitukselle myönnetään vastuuvapaus. Jäsenet valitsevat tämän jälkeen uuden hallituksen, puheenjohtajan sekä toiminnantarkastajan. Jos vuosikokouksia pidetään kaksi kappaletta, käsitellään kevätkokouksessa yleensä tilinpäätös ja toimintakertomus. Syyskokouksessa puolestaan käsitellään toimintasuunnitelma ja budjetti sekä valitaan yhdistykselle uusi hallitus, puheenjohtaja ja toiminnantarkastaja.

Hallitus: Hallitus käyttää hallintovaltaa ja on päätöksistään vastuussa yhdistykselle. Hallitus valmistelee toimintasuunnitelman ja seuraavan vuoden budjetin vuosikokousta varten. Kun vuosikokous on hyväksynyt ne, hallituksen pitää toimeenpanna suunnitelma. Hallituksella ei kuitenkaan ole yleistoimivaltaa ja se toteuttaa ainoastaan yhdistyksen määrittämiä suunnitelmia. Hallitus ei voi omatoimisesti muuttaa vuosikokouksessa hyväksyttyjä sääntöjä, toimintasuunnitelmaa tai budjettia miltään osin.

Hallituksen kokoukset: Hallituksen kokoukset ovat vapaamuotoisia ja hallitus päättää itsenäisesti tavan toimia, ellei säännöissä muuten ole määritelty. Hallitus ohjaa yhdistyksen toimintaa toimintasuunnitelman mukaan ja tekee käytännön päätökset yhdistyksen toiminnasta.

Hallituksen jäsenten moraaliset velvoitteet: Jäsenillä on velvollisuus tutustua yhdistyksen perustehtävään, sääntöihin, historiaan ja pitkän aikavälin suunnitelmiin. Lisäksi hallituksen tulisi tuntea edellisen vuoden toimintakertomus ja tilinpäätös sekä toimintasuunnitelma ja talousarvio. Hallituksen jäsenten pitää täyttää moraaliset velvoitteensa ja toteuttaa luvatut asiat.

Kenellä on vastuu?

Yhdistyksen luottamushenkilöillä, eli hallituksella ja toimihenkilöillä, on vastuu yhdistyksen toiminnasta ja tekemistään päätöksistä. Yhdistyksen jäsenillä ei ole vastuuta yhdistyskokouksessa tekemistään päätöksistä. Luottamushenkilö voidaan erottaa toimestaan, mikäli luottamus häneen päättyy. Erottamisesta päättää sama toimielin, joka on luottamushenkilön valinnut. On hyvä huomioida, että yhdistyksen toimihenkilöä, eli työntekijää, ei voida erottaa samaan tapaan, vaan häntä koskee työlainsäädäntö ja muut sopimusmääräykset.

Yhdistyksen hallituksen jäsenet ja toimihenkilöt ovat henkilökohtaisesti vahingonkorvausvelvollisia, mikäli ovat tahallaan tai huolimattomuudellaan aiheuttaneet yhdistykselle vahingon. Jos vahingon on aiheuttanut useampi henkilö, he vastaavat korvauksista sekä omasta että muiden puolesta.

Toiminnantarkastaja on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhdistykselle. Sama koskee yhdistyslakia tai yhdistyksen sääntöjä rikkomalla yhdistyksen jäsenille tai muille ihmisille aiheutettua vahinkoa. Tilintarkastajan vahingonkorvausvelvollisuudesta säädetään tilintarkastuslaissa (siirryt Finlex-sivustolle).

Yhdistyshallinnon sanasto

Esityslista: Esityslista sisältää kokouksessa käsiteltävät asiat ja se valmistellaan etukäteen.

Hallitus: Hallitus toimii yhdistyksen lakisääteisenä edustajana, huolehtii sen taloudesta ja on vastuussa sen toiminnasta.

Jäsen: Yhdistyksen jäsenet päättävät yhdistyksen toiminnasta sääntömääräisissä yhdistyksen kokouksissa.

Jäsenrekisteri: Hallitus ylläpitää jäsenrekisteriä, johon kirjataan vähintään jäsenten nimet ja kotipaikat.

Kirjanpito: Kirjanpidon avulla pidetään yllä tietoa yhdistyksen taloudellisesta toiminnasta ja tilasta. Kirjanpidosta huolehtii joko taloudenhoitaja tai erillinen kirjanpitäjä.

Puheenjohtaja: Puheenjohtaja johtaa hallituksen toimintaa ja kokouksia sekä toimii yhdistyksen edustajana.

Pöytäkirja: Kokouksesta kirjoitetaan aina pöytäkirja, joka sisältää kokouksessa käsitellyt asiat ja tehdyt päätökset. Pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan.

Sihteeri: Sihteeri valmistelee esityslistat ja kirjoittaa pöytäkirjat sekä huolehtii usein myös jäsenrekisteristä.

(Sääntömääräinen) yhdistyksen kokous: Sääntömääräinen yhdistyksen kokous järjestetään kerran tai kahdesti vuodessa (vuosikokous tai kevät- ja syyskokous). Kokoukseen kutsutaan yhdistyksen jäsenet.

Taloudenhoitaja: Taloudenhoitaja seuraa, miten yhdistys käyttää rahaa ja huolehtii usein myös kirjanpidosta.

Talousarvio: Yhdistys tekee joka vuosi toimintaa koskevan talousarvion eli budjetin. Hallitus laatii talousarvion ja yhdistyksen kokous hyväksyy sen.

Tilinpäätös: Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman (minkälaiseen toimintaan varoja on käytetty ja miten toimintaa on rahoitettu) ja taseen (yhdistyksen varallisuus sekä saatavat, velat ja lainat).

Tilintarkastaja: Ammattilainen tilintarkastaja tarkastaa tilinpäätöksen suurissa yhdistyksissä.

Toiminnantarkastaja: Toiminnantarkastaja valvoo yhdistyksen toimintaa. Toiminnantarkastus tehdään kerran vuodessa, jolloin tarkistetaan sekä hallinto (toimintakertomus) että talous (tilinpäätös).

Toimintakertomus: Toimintakertomus on hallituksen kirjallinen kertomus edellisen vuoden toiminnasta.

Toimintasuunnitelma: Yhdistys tekee vuosittain kirjallisen toimintasuunnitelman, joka sisältää muun muassa yhdistyksen keskeiset tavoitteet ja toiminnan seuraavalle vuodelle.

Varapuheenjohtaja: Varapuheenjohtaja sijaistaa puheenjohtajaa, kun puheenjohtaja on poissa.

Yhdistyksen säännöt: Yhdistyksen säännöt ohjaavat yhdistyksen toimintaa. Yhdistyslaissa määritellään, mitä kaikkea sääntöjen tulee sisältää.

Yhdistyslaki: Suomen yhdistyslaki (siirryt Finlex-sivustolle) määrää sekä rekisteröityjen että rekisteröimättömien yhdistysten toiminnasta.

Yhdistysrekisteri: Rekisteröitynyt yhdistys tarkoittaa sellaista yhdistystä, joka on ilmoittanut itsensä Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin. Tällainen yhdistys on oikeuskelpoinen eli se voi tehdä sopimuksia yhdistyksen nimissä ja toimia oikeudessa.

Yhdistyshallinnon sanasto suomi – englanti PDF (linkki avautuu uuteen ikkunaan)

Lisää aiheesta Järjestöhautomon verkkosivuilla

Yhdistyksen kehityksen kynnysvaiheet

Miksi tietosuoja on tärkeä aihe yhdistyksille?

Miten onnistua hankkeen seurannassa ja arvioinnissa?

Millaista osaamista yhdistyksissä tarvitaan vuonna 2021?

Yhdistyksen vuosi -animaatio

Järjestöhautomo tarjoaa yhdistystoiminnan tueksi järjestöjen hallinnollisesta vuodesta kertovan animaation. Videossa esitellään yhden vuosikokouksen malli. Video on katsottavissa viidellä eri kielellä (linkit aukeavat uuteen ikkunaan, siirryt YouTube-palveluun):

Yhdistyksen vuosi: yhden vuosikokouksen malli (suomi)

The year of the association: One annual meeting model (English)

Работа Совета Ассоциации: Модель годичного собрания (venäjä)

سنة الجمعية: نموذج السنة الواحدة (arabia)

Sanadkii Ururka: Qaabka shir sanadeedka ee Ururka (somali)